Comment choisir le meilleur logiciel de recouvrement ?

Mettre en place un logiciel de credit management et de recouvrement de créances est essentiel pour améliorer la trésorerie de son entreprise. De plus, il permettra également de simplifier son processus de recouvrement. Ce type de logiciel vous permet d'atteindre une bonne performance en recouvrement de créances, gestion des litiges et en gestion du risque crédit. Une solution collaborative et interconnectée prend également tout son sens durant une période de digitalisation accélérée des entreprises.

Ces solutions sont utilisées pour organiser et faciliter le travail des chargés de recouvrement et des credit managers. Leur but est de professionnaliser leurs actions grâce à des fonctions métier pertinentes. Pour cela, elles réduisent au strict minimum le temps passé à faire du travail administratif sans valeur ajoutée. De plus, elles facilitent la communication avec les comptabilités fournisseurs coté clients et entre les services de l'entreprise pour la résolution des litiges.

Ainsi, chaque acteur de la relation commerciale peut se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée :

• Accélérer le recouvrement des créances et les rentrées en trésorerie.
• Négocier avec les clients à forts enjeux en collaboration avec les commerciaux.
• Résoudre au plus vite les litiges éventuels et augmenter ainsi la satisfaction client.
• Faciliter la communication entre services avec des données à jour.
• Impliquer les collaborateurs de l'entreprise (commerciaux, administration des ventes...) dans le paiement des créances et la résolution des litiges,
• Anticiper le risque d'impayés grâce à un suivi optimal de la solvabilité des clients et des limites de crédit.
• Améliorer la performance calculée en temps réel dans le logiciel (DSO, % de retard, durée de résolution des litiges...etc.) sur plusieurs périmètres (au global, par client, groupe de clients ou groupe de factures).
• Augmenter la crédibilité et l'image de votre entreprise auprès de vos clients.

Les solutions existantes

Il existe aujourd'hui de nombreux logiciels de credit management et de recouvrement de créances.
Ces logiciels utilisent, pour la plupart, des technologies web avec un modèle économique basé sur une prestation de service.

L'application et la base de données sont hébergées sur le serveur du prestataire (l'hébergement "local" est possible avec certains éditeurs). L'outil est alimenté en données en provenance des systèmes d'information de l'entreprise utilisatrice par des interfaces sécurisées (SSL, SSH, SSO, etc.).

Les utilisateurs accèdent à l'outil grâce à un simple navigateur web (Edge, Chrome, Firefox).

Ce mode SaaS (Software as a Service) permet d'éviter les inconvénients de l'installation (installations à faire sur chaque poste, paiement d'une licence, etc.). Il facilite également les échanges avec d'autres prestataires (assurances crédit, sociétés de renseignements financiers, etc.). De plus les améliorations du logiciel se font sans contraintes pour l'utilisateur (mises à jour à télécharger, correctifs, etc.).

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  My DSO Manager, le logiciel de credit management intuitif et rapide à implémenter

  My DSO Manager est une révolution concernant la mise en œuvre et l'utilisation d'un logiciel de recouvrement et de credit management.
  
  Le module d'import de données Smart Upload permet d'utiliser le logiciel en un temps record. C'est également le cas pour toutes les autres solutions d'import automatique des données clients et comptables
  
  Les fonctionnalités innovantes, intuitives et fluides (logiciel 100% en temps réel) apportent des possibilités inégalées.
  
  L'approche tarifaire permet à toutes tailles d'entreprises d'utiliser la solution. Nos clients sont des ETI et PME comme des grands groupes à l'échelle mondiale.
  
  Nos plateformes multi-entités / multi-devises / multi-langues permettent de gérer plusieurs entités juridiques d'un même groupe avec quelques clics seulement. Entre la vision consolidée en temps réel et le détail d'une simple facture, toutes les informations sont accessibles en quelques clics. 

  Voir la démo en ligne.

Principales fonctionnalités des logiciels de Credit Management

Ces outils proposent des fonctionnalités alléchantes permettant d'améliorer significativement l'efficacité du Credit Management et du recouvrement avec par exemple (liste non exhaustive) :

• Recouvrement :
  • Définition de scénarios de recouvrement types en fonction de segmentations clients (clients risqués, clients stratégiques, petits clients...).
  • Agenda de recouvrement avec actions de relance générées de manière automatique et intelligente..
  • Automatisation de certaines relances client.
  • Envoi en quelques clics d'e-mails interactifs et de lettres recommandées électroniques de relance.
  • Possibilité de créer des modèles de documents de relance (e-mails, courriers, SMS...) et de les modifier lors de l'envoi.
  • Relance interactive facilitant la communication avec ses clients.
  • Relance interne interactive facilitant la communication avec ses collègues.
  • Processus internes de gestion des litiges interne permettant d'isoler les créances concernées et d'accélérer la résolution.
  • Calcul automatique des pénalités de retard et insertion dans les lettres de relance.
  • Ajout de boutons de paiement dans les e-mails de relance permettant aux clients de payer par virement, carte bancaire, etc.


• Gestion du risque :
  • Intégration automatique dans l'outil de données financières concernant les clients.
  • Paramétrage de "scoring" adaptés en fonction de critères multiples (financiers, comportement de paiement...etc.).
  • Définition de règles permettant d'attribuer automatiquement une limite de crédit.
  • Processus de validation interne des limites de crédit et des conditions de paiement octroyées aux clients.
  • Gestion de l'assurance-crédit, paramétrage d'alertes en cas de forclusion imminente.
  • Agenda risque permettant de piloter au quotidien les actions à réaliser.


• Reporting :
  • Calcul en temps réel des indicateurs phares de Credit Management dans différents tableaux de bord. Par exemple : DSO, taux de retard, taux d'impayé, taux de recouvrement, profils payeurs, etc.
  • Balances âgées disponibles sur l'ensemble des créances, par groupe de clients, par activité ou par client.
  • Historique et archivage des données permettant de voir le comportement de paiement d'un client sur une période donnée.
  • Performance sur la gestion des litiges avec durée de résolution par type de litige, acteur, activité, etc.
  • Prévision des encaissements à venir se basant sur l'expérience de paiement et les promesses de règlement.
  • Rapports risque pour un pilotage optimum du risque crédit, des garanties et des limites de crédit.
  • Renforcement des données et des indicateurs en temps réel au niveau corporate pour les groupe multi-entités, multi-erp, multi-devises et multi-langues.
  • Renforcement de la gestion du risque au niveau groupe des clients multi-entités.

Critères de choix du logiciel : performance et pertinence

• Fonctionnalités proposées : recouvrement, gestion des litiges, gestion du risque client, reporting. Il est important de s'assurer que le logiciel réponde à votre besoin. Éviter ceux qui ne permettent pas de personnaliser facilement les documents de relance lors de l'envoi. Le recouvrement est un métier qualitatif et non uniquement robotique.


• Facilité d'implémentation et de mise en place : c'est au logiciel de s'adapter à vos systèmes internes (comptable et CRM) et non l'inverse. La flexibilité du module d'import des données est un témoin de la qualité de la solution.


• Performance technique et disponibilité de l'outil pour les utilisateurs : Un autre critère qualitatif, le 24h / 24h, 7j / 7j. La plateforme doit rester accessible en permanence pour les plus performants. D'autres ont des horaires restreints avec parfois moins de 12h disponibles par jour et qui s'assimilent à de véritables "usines à gaz", inertes durant la journée, et avec de longs batchs de nuits pour calculer des rapports et réaliser les actions. Certaines solutions très connues sont toujours dans cet archaïsme à l'opposé de la performance et des possibilités de la digitalisation qui prônent performance et temps réel.


• Rapidité de prise en main par les utilisateurs : L'ergonomie et et le côté intuitif des fonctions proposées est au centre des priorités. À quoi peut servir un logiciel puissant fonctionnellement mais qui n'est utilisé qu'à 5% de ses capacités du fait de sa complexité ? Toujours penser aux utilisateurs et prendre du recul face aux démos mirobolantes des commerciaux.


• Tarifs : Veillez à bien interpréter le prix. Prix élevé n'est pas synonyme de qualité dans ce secteur d'activité, bien au contraire. Il peut être synonyme d'une solution obsolète nécessitant d'importantes équipes pour la faire tourner.


• Sécurité et confidentialité des données : un logiciel en mode SaaS héberge des données sensibles, en particulier des données clients et comptables. Dans un environnement cyber toujours plus agressif, il est impératif de s'assurer que la sécurité et la confidentialité des données de votre entreprise est garantie. Si vous acceptez que certaines de vos données soient utilisées par le prestataire pour faire du big data, n'oubliez pas de les valoriser. L'argumentaire commercial qui consiste à dire : partagez vos données avec nous afin que vous puissiez bénéficier de nos indicateurs est une approche au bénéfice quasi-exclusif de l'éditeur.

Les pièges à éviter