Fonctions atypiques dans l’entreprise, le recouvrement de créances et le credit management sont à mi-chemin entre le commerce et la comptabilité / finance.
Qualité relationnelle et satisfaction client doivent s'associer avec des compétences en comptabilité client pour être efficace dans cette mission essentielle impactant la trésorerie et la rentabilité de l'entreprise.
Cette nature hybride n’est pas toujours bien appréhendée par les dirigeants d’entreprises, notamment de PME, pour qui la comptabilité et le commerce sont deux mondes distincts dans leur organisation.
Ainsi se posent-ils la question de qui des commerciaux ou des comptables doit s’occuper des relances clients pour le paiement des factures ?
Pour effectuer efficacement ce travail, le commercial doit devenir un peu comptable et accepter l’idée de relancer ses clients quels que soient les enjeux commerciaux. Un bon partage d’informations et une communication quasi quotidienne avec la comptabilité sont également nécessaires pour atteindre une performance acceptable.
Il est rare que cette organisation soit efficace même s’il existe des contre-exemples.
En effet, la relance doit suivre une logique et un cadencement qui lui sont propres et qui se marient difficilement avec les impératifs imposés par la relation commerciale.
Il est particulièrement difficile pour un vendeur d’exiger clairement le paiement d’une facture en retard alors qu’il essaie d’obtenir une nouvelle commande. L’arbitrage est vite fait, le recouvrement passe au second plan et attendra des temps plus propices.
Le recouvrement de créances est un métier à part entière qui nécessite des compétences multiples (relationnelles, comptables, rigueur...) que n'ont pas forcément les commerciaux, ce qui limite mécaniquement l'efficacité de cette organisation.
Lire à ce sujet notre tutoriel sur les clés du recouvrement de créances.
Ce faisant, la « compta » s’aventure dans le domaine peu familier de la relation clients qui comprend par nature des arrangements, particularités en tous genres qui n’ont rien à voir avec l’application rigoureuse du plan comptable.
Pour être efficace, le comptable doit devenir un peu commercial et accepter la finesse et les détours que nécessitent souvent cette fonction.
Informer les commerciaux et les impliquer lorsque c’est pertinent est indispensable sous peine de créer des tensions internes néfastes à l’intérêt de l’entreprise. Le commercial dispose d’autres « entrées » chez le client et son intervention peut être extrêmement efficace et complémentaire de celles de la comptabilité.
Souvent réticents au premier abord car ils entendent conserver l’exclusivité de la relation client, les commerciaux sont dans la plupart des cas ravis de cette organisation.
En effet, elle les déleste d’une partie de leur travail qu’ils n’apprécient pas particulièrement tout en leur conservant le pilotage d’ensemble.
Ils sont informés des échanges notamment s’il y a un problème (litige, retard de paiement important…) et interviennent à bon escient. L’autre avantage est le travail d’équipe « compta / commerce » que génère ce mode de fonctionnement et qui permet de parler d’une même voie auprès du client.
La clé du succès réside dans la prise en compte de cette particularité hybride de la gestion du poste client, d’établir un partage de responsabilités cohérent ainsi qu’une collaboration positive entre les deux services comptables et commerciaux, et de mettre à disposition des outils permettant la mise en œuvre de cette communication interne et externe et de cette gestion :
Qualité relationnelle et satisfaction client doivent s'associer avec des compétences en comptabilité client pour être efficace dans cette mission essentielle impactant la trésorerie et la rentabilité de l'entreprise.
Cette nature hybride n’est pas toujours bien appréhendée par les dirigeants d’entreprises, notamment de PME, pour qui la comptabilité et le commerce sont deux mondes distincts dans leur organisation.
Ainsi se posent-ils la question de qui des commerciaux ou des comptables doit s’occuper des relances clients pour le paiement des factures ?
Option 1 : les commerciaux en première ligne
Certains optent pour les commerciaux et dans certains cas mettent en place des systèmes de primes astucieux permettant de les impliquer dans cette activité souvent contraire à leur nature.Pour effectuer efficacement ce travail, le commercial doit devenir un peu comptable et accepter l’idée de relancer ses clients quels que soient les enjeux commerciaux. Un bon partage d’informations et une communication quasi quotidienne avec la comptabilité sont également nécessaires pour atteindre une performance acceptable.
Schéma type
Il est rare que cette organisation soit efficace même s’il existe des contre-exemples. En effet, la relance doit suivre une logique et un cadencement qui lui sont propres et qui se marient difficilement avec les impératifs imposés par la relation commerciale.
Il est particulièrement difficile pour un vendeur d’exiger clairement le paiement d’une facture en retard alors qu’il essaie d’obtenir une nouvelle commande. L’arbitrage est vite fait, le recouvrement passe au second plan et attendra des temps plus propices.
Le recouvrement de créances est un métier à part entière qui nécessite des compétences multiples (relationnelles, comptables, rigueur...) que n'ont pas forcément les commerciaux, ce qui limite mécaniquement l'efficacité de cette organisation.Option 2 : un pilotage par la comptabilité
D’autres préfèrent laisser cette responsabilité au service comptable qui a l’avantage d’avoir une connaissance exacte de la situation des comptes clients et qui parle le même langage avec ses homologues des comptabilités fournisseurs.Ce faisant, la « compta » s’aventure dans le domaine peu familier de la relation clients qui comprend par nature des arrangements, particularités en tous genres qui n’ont rien à voir avec l’application rigoureuse du plan comptable.
Pour être efficace, le comptable doit devenir un peu commercial et accepter la finesse et les détours que nécessitent souvent cette fonction.
Informer les commerciaux et les impliquer lorsque c’est pertinent est indispensable sous peine de créer des tensions internes néfastes à l’intérêt de l’entreprise. Le commercial dispose d’autres « entrées » chez le client et son intervention peut être extrêmement efficace et complémentaire de celles de la comptabilité.
Schéma type
Souvent réticents au premier abord car ils entendent conserver l’exclusivité de la relation client, les commerciaux sont dans la plupart des cas ravis de cette organisation. En effet, elle les déleste d’une partie de leur travail qu’ils n’apprécient pas particulièrement tout en leur conservant le pilotage d’ensemble.
Ils sont informés des échanges notamment s’il y a un problème (litige, retard de paiement important…) et interviennent à bon escient. L’autre avantage est le travail d’équipe « compta / commerce » que génère ce mode de fonctionnement et qui permet de parler d’une même voie auprès du client.
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Le recouvrement dans My DSO Manager
La gestion du recouvrement est un élément central de My DSO Manager. L'application permet d'appliquer des scénarios de relance en fonction de la typologie de clients puis de piloter ses actions dans son agenda dédié.
L'outil crée dynamiquement des modèles de relance (e-mails, e-mails interactifs, courriers, SMS... ) qui sont paramétrables dans l'admin et personnalisables lors de leur envoi.
Il permet de fluidifier la communication entre les différents acteurs et services de son entreprise autour de la gestion des créances, notamment grâce aux e-mail internes interactifs, à la gestion de différents utilisateurs tels que les commerciaux qui peuvent accéder à l'outil et connaitre la situation de leurs clients. En voir plus avec la démo en ligne.
Que choisir ?
Les deux modèles peuvent fonctionner en sachant que le partage de responsabilités est à l’appréciation de chaque entreprise, de son activité, de ses objectifs et de son organisation. Le curseur peut être disposé sur un nombre infini de positions. Chaque entreprise se doit de trouver son modèle qui sera pertinent pour elle.La clé du succès réside dans la prise en compte de cette particularité hybride de la gestion du poste client, d’établir un partage de responsabilités cohérent ainsi qu’une collaboration positive entre les deux services comptables et commerciaux, et de mettre à disposition des outils permettant la mise en œuvre de cette communication interne et externe et de cette gestion :
- Outils permettant d’appréhender et de gérer le risque d’insolvabilité de manière anticipative (information financière, assurance-crédit…).
- Mise en place de conditions de vente / contractuelles qui intègrent les principes élémentaires et légaux concernant les obligations de l’acheteur à propos du règlement des créances (délais de paiement, pénalités de retard…).
- Utilisation d'un logiciel spécialisé permettant d’effectuer le recouvrement des créances et de fluidifier la communication entre les acteurs internes (comptabilité, commerciaux, ADV…) et externes (les clients) notamment concernant la résolution des litiges.
- Solution pour gérer les impayés lorsque le processus de recouvrement amiable n’a pas permis d’obtenir le paiement des factures.