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L'échéancier de paiement a pour objectif de traiter à l'amiable une situation de retards de paiement dûs aux difficultés de trésorerie de l'acheteur.
Il lui permet d'étaler ses paiements dans le temps en fonction de ses possibilités de trésorerie et d'éviter une situation de contentieux qui serait préjudiciable aux deux parties.
S'il se passe bien, il renforce significativement la relation commerciale car l'acheteur sera souvent reconnaissant envers son fournisseur de l'avoir accompagné durant ses difficultés.
Dans le cas contraire (par exemple en cas de procédure collective du client), le vendeur subira des impayés potentiellement plus élevé que s'il s'était désengagé plus tôt. Le jeu est donc risqué et à double tranchant.
Par conséquent, il est nécessaire de suivre certains principes avant la mise en place d'un échéancier pour s'assurer que cette solution est pertinente pour le fournisseur.
Le premier point essentiel avant toute discussion est de s'assurer de la bonne foi de l'acheteur, c'est à dire de sa réelle volonté d'honorer son engagement de payer qui est contrarié par des difficultés financières. S'il existe un espoir raisonnable qu'il sorte de ces difficultés, la solution amiable avec un moratoire est à privilégier pour le vendeur sous certaines conditions.
Son objectif cherche avant tout à établir un pré-diagnostic de la situation financière de l’entreprise. Ce n’est que lorsqu’on a collecté les informations ci-dessous qu’il est possible d’envisager la phase de proposition.
Si le client est de bonne foi, il est souvent dans l'intérêt du vendeur d'accepter la mise en place d'un échéancier de paiement. A ce dernier de définir des conditions qui sont réalistes pour l'acheteur (pour qu'il soit en mesure de respecter l'accord) et pour son entreprise dont la trésorerie n'est surement pas extensible à l'infini.
La validation par des écrits via un envoi recommandé électronique par exemple donnent toutes les chances d'être finalement payé, sauf en cas de procédure collective du client.
La mise en place d'un moratoire de paiement est un aveu manifeste de difficultés de trésorerie qui peuvent être graves. Il est donc nécessaire de réduire la voilure et de limiter son risque (son encours) avec son client. Cela se traduit par des conditions de paiement plus restrictives (acomptes, paiement à la commande, réduction du délai de paiement...) et une baisse de la limite de crédit.
Le pilotage de la mise en place et du pilotage des échéanciers de paiement est immensément facilité par un logiciel de credit management qui inclut des moyens de communication, de contractualisation et de relance très efficaces. Il renforce également la crédibilité de l'accord validé sous forme digitale auprès du débiteur.
En termes judiciaires, cet accord sur le mode de règlement d'une créance s'appelle une conciliation. Elle peut être constatée par une ordonnance du Président du tribunal, qui a force exécutoire, et renforce ainsi la portée de cet accord.
Sur la demande du créancier, la conciliation peut également être homologuée par un jugement du tribunal de commerce : le Président du tribunal s'assure que le débiteur n'est pas en cessation de paiements ou que l'accord clarifie sa situation. L'accord faisant l'objet d'une homologation est déposé au greffe.
Il lui permet d'étaler ses paiements dans le temps en fonction de ses possibilités de trésorerie et d'éviter une situation de contentieux qui serait préjudiciable aux deux parties.
S'il se passe bien, il renforce significativement la relation commerciale car l'acheteur sera souvent reconnaissant envers son fournisseur de l'avoir accompagné durant ses difficultés.
Dans le cas contraire (par exemple en cas de procédure collective du client), le vendeur subira des impayés potentiellement plus élevé que s'il s'était désengagé plus tôt. Le jeu est donc risqué et à double tranchant.
Par conséquent, il est nécessaire de suivre certains principes avant la mise en place d'un échéancier pour s'assurer que cette solution est pertinente pour le fournisseur.
Le premier point essentiel avant toute discussion est de s'assurer de la bonne foi de l'acheteur, c'est à dire de sa réelle volonté d'honorer son engagement de payer qui est contrarié par des difficultés financières. S'il existe un espoir raisonnable qu'il sorte de ces difficultés, la solution amiable avec un moratoire est à privilégier pour le vendeur sous certaines conditions.Questionnaire type avant mise en place d'un échéancier de paiement
Ce questionnaire est indispensable avant de faire ou d’accepter une proposition d’échéancier de paiement pour que celui-ci soit optimisé (obtenir les paiements au plus tôt) et réaliste (exiger du client un échéancier qu’il soit en mesure de respecter).Son objectif cherche avant tout à établir un pré-diagnostic de la situation financière de l’entreprise. Ce n’est que lorsqu’on a collecté les informations ci-dessous qu’il est possible d’envisager la phase de proposition.
Identifier les causes des difficultés financières
- Quelles sont les causes de vos difficultés financières ?
- Quelle est l’origine de vos difficultés financières : baisse de votre chiffre d’affaire, activité saisonnière, retards de paiement d’un ou plusieurs clients, etc. ?
Retards de paiement avec d'autres tiers (autres fournisseurs, URSSAF, Trésor Public) ?
- Payez-vous d’autres fournisseurs avec du retard ? Comment cela se passe-t-il ? Ont-ils bloqué les livraisons ?
- Avez-vous des retards de paiement envers l’URSSAF et le Trésor Public ?
- Est-ce que des privilèges ont été émis sur votre société (si oui, le risque est plus élevé) ?
Évaluer la capacité à assurer le paiement des termes à venir
- Concernant les échéances du …. pouvez-vous m’assurer de leur paiement à ces dates ?
Commandes à venir
- Envisagez-vous passer de nouvelles commandes de matériel dans les- X semaines – X mois à venir ? Si oui, pour quel montant ?
Évaluer les rentrées d’argent attendues
De ces rentrées dépendent les capacités de remboursement de l'acheteur.- Attendez-vous prochainement des rentrées d’argent ? A quelle date ?
- Avez-vous établi un plan de trésorerie ?
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La gestion des échéanciers dans My DSO Manager, logiciel SaaS de credit management
Le module de gestion du recouvrement de My DSO Manager permet de piloter les échéanciers accordés à ses clients.
Les factures concernées sont qualifiées avec un statut "Échéancier de paiement" ainsi qu'un commentaire décrivant les modalités de l'accord qui est communiqué au client et historisé sur la plateforme.
Des actions de relance spécifiques sont programmées en fonction des dates de paiement prévues avec des alertes immédiates en cas de non-respect des engagements. L'ensemble des échéanciers accordés sont pilotés via un rapport spécifique. En voir plus dans la démo en ligne.
Principes de mise en place d'un échéancier de paiement
Quels sont les prérequis à l'établissement d'un échéancier ?- Exigez un paiement partiel immédiat même d’un faible montant pour preuve de la bonne foi de votre client,
- Raccourcissez au maximum la durée de l’échéancier,
- Confirmez l’accord par un document écrit signé par les deux parties qui aura la valeur d'une reconnaissance de dette si vous deviez mener ultérieurement une action en justice pour vous faire payer,
- Définissez dès la signature de l'accord le moyen de paiement par lequel les échéances vont être honorées.
Si le client est de bonne foi, il est souvent dans l'intérêt du vendeur d'accepter la mise en place d'un échéancier de paiement. A ce dernier de définir des conditions qui sont réalistes pour l'acheteur (pour qu'il soit en mesure de respecter l'accord) et pour son entreprise dont la trésorerie n'est surement pas extensible à l'infini. La validation par des écrits via un envoi recommandé électronique par exemple donnent toutes les chances d'être finalement payé, sauf en cas de procédure collective du client. La mise en place d'un moratoire de paiement est un aveu manifeste de difficultés de trésorerie qui peuvent être graves. Il est donc nécessaire de réduire la voilure et de limiter son risque (son encours) avec son client. Cela se traduit par des conditions de paiement plus restrictives (acomptes, paiement à la commande, réduction du délai de paiement...) et une baisse de la limite de crédit.Le pilotage de la mise en place et du pilotage des échéanciers de paiement est immensément facilité par un logiciel de credit management qui inclut des moyens de communication, de contractualisation et de relance très efficaces. Il renforce également la crédibilité de l'accord validé sous forme digitale auprès du débiteur.
En termes judiciaires, cet accord sur le mode de règlement d'une créance s'appelle une conciliation. Elle peut être constatée par une ordonnance du Président du tribunal, qui a force exécutoire, et renforce ainsi la portée de cet accord.
Sur la demande du créancier, la conciliation peut également être homologuée par un jugement du tribunal de commerce : le Président du tribunal s'assure que le débiteur n'est pas en cessation de paiements ou que l'accord clarifie sa situation. L'accord faisant l'objet d'une homologation est déposé au greffe.
Que faire en cas de redressement ou liquidation judiciaire ?
Dans ce cas, il n'est plus question de négocier un échéancier de paiement car le passif du débiteur est figé et il est dans l'impossibilité légale de payer les factures dont la date d'émission est antérieure à celle du jugement du tribunal de commerce.Quelles sont les informations à collecter ?
- Date du jugement et Tribunal ayant prononcé la décision.
- Nom et adresse de l’administrateur judiciaire.
Quelles sont les dispositions à prendre ?
- Faire le point avec le client sur toutes les factures en compte : celles échues et à échoir.
- Vérifier que l'acheteur les a bien enregistrées et qu’elles sont validées.
Que faire ?
- Il est nécessaire de déclarer ses créances à l’administrateur judiciaire pour qu’elles soient prises en compte dans l’état des dettes réalisé qu’il effectue. En savoir plus.
Conclusion
La mise en place d'un échéancier de paiement contractualisé (signé par le client) présente de nombreux avantages :- Préservation de la relation commerciale.
- Évite (si tout se passe bien) une action contentieuse.
- Permet de se faire payer plus rapidement.
- Équivaut à une reconnaissance de dettes (le caractère certain de la créance ne fait plus de doutes) qui pourra être utilisée en cas d'action en justice.
