Comment faire du recouvrement amiable préventif ?

La relance préventive, effectuée avant la date d’échéance de la facture, présente de multiples avantages. Ceux-ci sont dus à sa précocité dans le recouvrement d’une créance. C’est la première étape indispensable pour amener votre client à vous payer. Elle permet :

• D’obtenir un engagement de paiement à la date d’échéance de la facture par un moyen de paiement donné. Si le paiement n’est pas fait à la date promise vous pourrez rappeler à votre client l’engagement pris précédemment. Vous pourrez alors exiger un paiement immédiat.


• De contrôler le RIB que possède le client pour un virement bancaire. Il en est de même pour l’adresse à laquelle il va envoyer un autre moyen de paiement.


• De s’assurer que les factures sont validées par le client ou d’identifier tout problème ou tout litige s’opposant au règlement. Cela donne le temps de résoudre le problème identifié (erreur sur la facture, matériel défaillant ou manquant, facture non reçue, etc.). Cela vous permettra d'être finalement payé à la date d’échéance ! Ce qui n’aurait pas été le cas si vous aviez relancé dix jours après cette date.


• De démontrer à vos clients le sérieux de votre gestion. Quand un mauvais payeur veut gagner de la trésorerie en retardant des paiements, il le fera systématiquement avec ses fournisseurs les plus laxistes. Au contraire, il paiera ceux qui effectuent des relances régulières.

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  Vous obtiendrez très facilement et rapidement une promesse de règlement ou des informations expliquant le non-paiement de la facture. Par exemple, si il y a un litige ou des problèmes de trésorerie dont vous n'aviez pas connaissance.
  
  Cette anticipation permet de se focaliser sur la résolution des problèmes. Le but est bien évidemment de se faire payer au plus vite tout en préservant la satisfaction de vos clients. En voir plus dans la démo en ligne.

Déroulement du recouvrement préventif

Cette relance est très commerciale et orientée satisfaction client. Elle contient essentiellement des questions permettant de s'assurer que tout est en place pour le règlement de la créance. Elle vise à répondre aux questions suivantes :

• Avez-vous bien reçu le matériel et la facture ?
• Est-ce que toutes les validations sont effectuées ? Si non, pouvez-vous me décrire le problème ?
• Si oui, sommes-nous d'accord pour un paiement à la date d'échéance de la facture ?
• etc.

Or, un des éléments essentiels conditionnant le paiement est la satisfaction client et le respect de ses engagements par le vendeur. Cette relance permet de s'en assurer et d'entreprendre les mesures correctives si nécessaire.

Autre avantage, elle permet de déceler en amont d'éventuelles tensions de trésorerie chez son client.

Deux médias de relance sont à privilégier : l'appel téléphonique et surtout l'e-mail (ou l'e-mail interactif). En fonction du volume de factures et du type de client l'un ou l'autre sera privilégié. Il est bien sur possible d'effectuer plusieurs relances préventives, une par e-mail et l'autre par téléphone par exemple.

L'e-mail interactif présente de très nombreux avantages. Il contient toutes les informations nécessaires aux comptabilités fournisseurs de vos clients pour traiter votre demande. Vous y trouverez leur état de compte téléchargeable et les liens vers les PDF des factures. De plus vous pourrez lui offrir la possibilité de vous envoyer des questions ou des commentaires ainsi que ses coordonnées bancaires. et même en option boutons de paiement par virement, prélèvement ou carte bancaire.

Par ailleurs, il est possible d'automatiser son envoi auprès de centaines ou de milliers de clients, décuplant ainsi son efficacité. Cette fonctionnalité crédibilise votre approche et la qualité de votre gestion. Elle renforce également l'image de votre entreprise qui communique de manière moderne et digitale avec ses clients.

Exemple d'e-mail interactif