La relance niveau 3 est la dernière étape du processus de recouvrement amiable. Elle intervient pour traiter des retards de paiement anciens après la réalisation des étapes précédentes (préventives, niveau 1 et niveau 2).
Les retards dans le paiement des créances ne peuvent plus être justifiés. En théorie, tous les litiges et problèmes administratifs ont déjà été résolus à ce stade du processus. Les créances en question sont donc clairement établies et doivent être payées sans délai. Il n'y a plus aucune raison valable de s'opposer à leur règlement.
La relance niveau 3 est donc la dernière étape du processus de recouvrement amiable. Après avoir envoyé plusieurs relances et tenté de contacter le débiteur à plusieurs reprise, vous pouvez envoyer une mise en demeure de payer. Cette dernière est un document officiel qui fixe une date limite de paiement, généralement quelques jours après la réception de la lettre.
Si votre client ne règle pas votre créance avant la date butoir indiquée, le dossier peut alors être transféré en contentieux. Cela signifie que vous pourrez entamer des procédures judiciaires pour récupérer la somme due. Ce passage en contentieux peut entraîner des frais supplémentaires à destination de votre client. Il peut également présenter des conséquences plus graves telles que des poursuites judiciaires ou des saisies.
Afin d'éviter ces complications et frais supplémentaire, votre débiteur devra régler les créances avant la date limite fixée par la mise en demeure. La relance niveau 3 est donc votre dernier outil pour offrir une chance de recouvrement à l'amiable à votre client.
Assurez-vous que vos relances précédentes ont atteint les bons contacts avant de passer à l'étape 3 et la mise en demeure. Si vous n'avez jamais reçu de réponse à vos e-mails et appels, cela peut indiquer un problème de gestion des contacts clients.
Une étape pré-contentieuse
Malgré plusieurs relances clients effectuées depuis l’émission des factures, votre client n'a toujours pas honoré son engagement. Il n'a toujours pas effectué le règlement alors que rien ne justifie ce retard.
La trésorerie et la rentabilité (en raison des frais financiers induits) de votre entreprise en sont impactées, ce qui fragilise votre entreprise. Cette situation constitue une rupture dans l'équilibre de la relation commerciale. L'un des protagonistes, l'acheteur, ne remplit pas son engagement, ce qui est en soi inacceptable.
Il alors convient d'augmenter la pression sur votre client. Vous pouvez lui envoyer une lettre de mise en demeure pour lui signifier que vous êtes au bout du processus de relance amiable. Vous sauvegardez ainsi vos droits pour une éventuelle action contentieuse.
L'envoi de la mise en demeure est une démarche pré-contentieuse qui débloque souvent la situation. Elle est envoyée de préférence via une lettre recommandée électronique (LRE), plus efficace, immédiate, moins cher et moins polluante.
Ce courrier formalisé, préalable indispensable à une éventuelle action en justice, comporte une date butoir. Elle vous permet d'annoncer à votre client votre intention d'utiliser d'autres moyens que la relance amiable pour recouvrer votre créance. Il peut s'agir d'une injonction de payer, un transfert à une agence de recouvrement, une déclaration d'impayé à l'assurance crédit, etc.
L'envoi de la mise en demeure crédibilise vos actions de relances auprès de votre client. Elle constitue une menace que vous devrez mettre à exécution si le paiement n'arrive pas avant la date butoir dans le temps imparti.
Ne nous trompons pas, l'objectif est toujours d'éviter le contentieux qui consomme du temps, coûte cher et a une issue incertaine. C'est en montrant votre détermination à faire respecter le contrat que vous avez les plus grandes chances d'être payé avant cette ultime étape.
Voir nos tutoriels sur la meilleure façon de recouvrer ses impayés.
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Le pré-contentieux dans My DSO Manager
My DSO Manager permet de piloter l'ensemble du processus de relance. Vous pouvez également créer des lettres de mise en demeure automatiquement en intégrant dynamiquement les montants dus ainsi que les obligations légales.
Les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de frais de recouvrement sont inclues dans le montant échu réclamé au client. Celui-ci en visualise le détail du calcul (principal et intérêts de retard).
Le rendu professionnel des courriers, envoyés électroniquement, renforce la crédibilité de votre action à ce stade critique du recouvrement de créances. En voir plus.
Déroulement du recouvrement niveau 3
A ce stade du processus de recouvrement, l'action essentielle réside dans l'envoi de la mise en demeure. Néanmoins, un dernier appel téléphonique ou un dernier e-mail interactif peut être effectué. Vous y informerez l'acheteur du fait qu'au vu de la situation inacceptable de retards de paiement le processus de relance amiable est terminé.
N'hésitez pas à envoyer une lettre de mise en demeure (toujours avec un accusé réception). A travers ce type de courrier vous montrez votre détermination à vous faire payer, ce qui est tout à fait légitime. L'effet psychologique que la mise en demeure induit suffit souvent à débloquer la situation et le paiement.
La décision d'envoyer la lettre de mise en demeure doit être partagée au sein de votre entreprise. Le service comptabilité, le commercial, le dirigeant doivent parler d'une seule voix auprès du client. Celui-ci doit comprendre qu'il n'a pas d'autre alternative que de payer ses factures. Il convient de préciser ce mode de fonctionnement dans un document définissant la politique crédit, partagée et validée au préalable par la direction.
Il se peut que votre client souhaite sincèrement vous payer mais ne puisse pas à cause de difficultés financières. Dans ce cas, discutez avec lui de la mise en place d'un échéancier de paiement. Sous forme de contrat, il vous permettra de récupérer votre créance sans passer par la case contentieuse, et de préserver la relation commerciale.
Sans règlement reçu avant la date butoir de votre mise en demeure, vous devez passer à la phase contentieuse pour récupérer vos créances.
N'oubliez pas que les courriers de mise en demeure se doivent de rester crédibles. Une fois cette dernière envoyée, il ne faut surtout pas revenir en arrière. Si vous ne poursuivez pas votre action contentieuse et entrez dans le jeu du client, celui-ci peut persister à ne pas payer. Vous risquez alors de courir encore longtemps après vos créances et ce, à chacune d'entre elles.
Bonjour, Pouvez-vous donner la valeur juridique (en cas de présentation de pièces au tribunal) d'un courrier recommandé de relance retourné avec la mention "non réclamé, retour à l'envoyeur" sous entendu que le recommandé à été présenté au destinataire et que celui-ci n est pas venu chercher le recommandé malgré l avis de passage de la poste.