Comment faire du recouvrement amiable niveau 1 ?

Temps de lecture : 7 minutes

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La relance amiable niveau 1 est une étape dans le scénario de relance des créances qu'une entreprise détient vers une autre entreprise. Elle intervient lorsque la date d'échéance de la facture est passée sans que l'acheteur ait payé le vendeur du montant dû. Et cela, malgré une première relance préventive, c'est-à-dire réalisée avant la date d'échéance.

Cette phase du processus de recouvrement concerne les retards de paiement récents. Le client n’a pas honoré sa promesse de règlement obtenu lors de la première relance. De plus, les factures restent pour l’instant impayées alors qu’elles sont dues.

La première étape de la relance niveau 1 est de connaître la ou les raisons du non-paiement ou des délais de paiement. Vous devrez ensuite dissocier les raisons bureaucratiques... :

• Oubli.
• Facture(s) non saisie(s) en comptabilité.
• Comptable ou signataire absents.
• Erreur dans la saisie de votre RIB.
• Chèque envoyé mais perdu par la poste ou arrivé non signé.
• Paiement effectué par erreur à un autre fournisseur.

...qui seront rapidement résolues, sous réserve d'un suivi précis du chargé de recouvrement et de la bonne foi de l'acheteur. D'autres raisons sont plus sérieuses comme un litige, des difficultés financières, bureaucratiques ou de mauvaise foi qui peuvent aussi causer des problèmes.

Les appels téléphoniques et les e-mails sont indispensables à ce stade. Cependant vous pouvez également envoyer une lettre de relance avec accusé de réception. Dans ce cas, pensez à privilégier l'envoi recommandé électronique au papier. Le but est la demande écrite d'un paiement immédiat des factures échues, dès qu'il est clair que le client veut gagner du temps.

Voir notre tutoriel sur les différents médias de relance à utiliser en recouvrement.

Déroulement du recouvrement niveau 1

Les actions de relance débutent dès la date d'échéance de la facture passée. Elles ont pour objectif de comprendre la cause du retard de paiement et d'amener le client à régler la situation immédiatement. Vous pouvez aussi lui proposer de le mettre en place dans un délai très court qui sera cohérent avec le problème identifié.

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La qualité des actions de recouvrement dépend de plusieurs facteurs :

• Respecter le temps. Les actions de relance doivent être réalisées au bon moment. Elles s'adaptent en fonction du processus de recouvrement défini et des échanges avec vos clients.
• Solliciter les bonnes personnes. À chaque étape de relance, impliquez les personnes qui peuvent agir. En fonction du processus de comptabilité fournisseurs, celles-ci peuvent être très différentes selon le point de blocage. Il convient de développer une bonne connaissance de ses clients et de leur structure.
• Communiquer les bonnes informations. Afin de solutionner les problèmes et de combler les lacunes dans la relation commerciale, les relances doivent transmettre des informations pour agir. Elles doivent également répondre aux besoins de ses interlocuteurs. PDF des factures, état de compte à jour, possibilités d'interagir avec le chargé de recouvrement, etc. sont essentiels pour une communication fluide et efficace.

Relancer les administrations et les grandes entreprises

Facteur clé du succès de vos actions de relance, trouver le bon interlocuteur chez le client n'est pas toujours facile.

En effet, le responsable comptable, le directeur financier ou le dirigeant sont aisément identifiables comme interlocuteurs cibles dans les TPE / PME / PMI. En revanche, cette recherche peut devenir plus complexe avec des entreprises de tailles plus importantes.

Une des principales difficultés du recouvrement de créances avec les grandes entreprises et les administrations est de comprendre leur structure. Trouver un interlocuteur qui pourra compléter les actions nécessaires au déblocage du paiement (validation dans le système, création d'un numéro de commande...etc.) n'est pas toujours facile.

Il est donc nécessaire d'investiguer pour comprendre le processus de validation des factures. Il vous faudra ensuite intervenir là où réside le blocage, sans quoi les relances n'auront aucun effet.

Les astuces pour retarder le paiement d'une facture

A ce stade de relance, de nombreux cas de retards sont causés par le client. Ils sont dus à une volonté de sa part à gagner quelques jours / semaines de trésorerie grâce au crédit fournisseur. Les litiges et autres problèmes d'ordre bureaucratique en représentent une part plus grande encore..

En effet, beaucoup pensent que cela ne leur portera pas préjudice d'autant plus qu'il est facile de mentionner une excuse toute faite. Voici les plus fréquentes :
 

Astuce du client	Réponse à apporter
Nous n'avons pas reçu la facture. Merci de nous envoyer un certificat dupliqué conforme.	Envoyez immédiatement un certificat dupliqué conforme par e-mail. Si nécessaire, envoyez-le également par courrier. Rappelez immédiatement le client pour obtenir une confirmation de paiement immédiate.
Le chèque est parti il y a deux semaines. Pouvez-vous faire des recherches ?	Commencez par vérifier l'absence effective de réception du chèque. Si celle-ci est confirmée, envoyez une lettre de désistement et demandez un paiement immédiat par virement bancaire. Le chèque est un moyen de paiement obsolète. Privilégiez le virement ou le prélèvement SEPA, eux ne se perdent pas par la poste !
Notre client ne nous a pas réglé donc nous ne pouvons pas encore vous payer.	Cette raison n'est pas acceptable, vous n'êtes pas concerné par les péripéties de la relation commerciale de votre client avec son propre client. Exigez de votre client qu'il respecte ses engagements dans le cadre de la relation établie entre lui et votre entreprise uniquement. Peu importe si il arrive à se faire payer ou non, votre client doit payer votre facture.
La personne habilitée à signer les chèques et les virements est absente.	Renseignez-vous sur la date de retour du signataire et rappelez immédiatement le jour-J. Exigez, pour les prochaines échéances, un changement de moyen de paiement (lettre de change ou billet à ordre) pour le recevoir avant l'échéance. Cela permettra d'éviter les retards de paiement.
Nous ne sommes pas d'accord avec le calcul de la date d'échéance. Par exemple concernant le mode de calcul des 45 jours fin de mois de la LME.	Mettez d'accord avec le client pour n'utiliser qu'une seule méthode de calcul et éviter tout litige à l'avenir. Demandez ensuite une confirmation écrite.
Erreurs de libellé de facture ou d'adresse de facturation.	Refaites immédiatement la facture avec une date d'échéance à vue (le jour même), envoyez la par e-mail et demandez confirmation de paiement immédiate.
Nous n'avons pas enregistré le matériel, merci de nous envoyer le bon de livraison.	Envoyez immédiatement le bon de livraison par e-mail et exigez un règlement immédiat.
Notre campagne de règlement se fait le jeudi, or nous sommes vendredi. Contactez-nous la semaine prochaine.	Exigez une confirmation de paiement pour le jeudi prochain. Rappelez à votre client que la date d'échéance contractuelle de paiement de vos factures s'entend date du crédit sur votre compte bancaire. Parfois, les règlements ne sont effectués qu'une seule fois par semaine. Dans ce cas, il doit être fait le jour précédant la date d'échéance de vos factures.
Nous avons des problèmes de trésorerie et avons besoin de votre soutien.	Si ces difficultés sont avérées, vous pouvez négocier un échéancier de paiement. Seulement, celui-ci doit être le plus court possible et doit absolument être sujet à un contrat ou au minimum confirmé par écrit.