Le recouvrement de créances entre professionnels représente un enjeu primordial pour les entreprises. C'est la dernière étape du processus de vente. Il a donc une forte incidence sur la rentabilité, la trésorerie, et la satisfaction client.
Son efficacité est souvent symptomatique de la qualité de l'organisation de l'entreprise et de ses processus internes. Il est partie intégrante de la relation client et doit, à ce titre, être au cœur des stratégies des entreprises.
Le recouvrement est souvent associé à tord aux actions en justice ou courriers menaçants d’huissiers ou de sociétés de recouvrement. En réalité, les parties pré-contentieuse (envoi de courriers de mise en demeure) et contentieuse (actions en justice) sont très faibles. Elles représentent une infime minorité des centaines de milliards d'euros que représente le crédit inter-entreprises. En effet, 99,99% du recouvrement s’effectue de manière amiable dans le cadre de la relation commerciale.
Cette activité est avant tout un outil de gestion d’entreprise, de son cycle d’exploitation et de son besoin en fonds de roulement. Lorsque son potentiel est bien pris en compte, il a une incidence positive sur l’ensemble des étapes du processus de vente :
- Gestion et anticipation du risque client
- Contractualisation
- Gestion de la facturation
- Gestion des litiges de tous types : qualité insuffisante, problèmes de livraison, mauvaise facturation, service après-vente…
Les actions de relance ont plus d'impact lorsqu'elles sont effectuées de manière anticipée. C'est-à-dire en avance par rapport à la date d’échéance de la facture. Elles permettent alors d’identifier les causes de non-paiement plus rapidement. Cela aidera à effectuer les corrections nécessaires dans l’organisation de l’entreprise pour ne pas renouveler la même erreur.
Le recouvrement est donc un outil d’amélioration de l’efficacité et l’efficience de son entreprise. Il est également un moyen de crédibiliser son entreprise auprès de ses clients. Vous pourrez alors vous assurer de sa pérennité en assurant des encaissements aux dates prévues.
De la nécessité de cadrer la phase amiable…
Il est indispensable d’encadrer la phase amiable. Elle doit présenter un début et une fin. Sa durée doit être au maximum de 40 à 60 jours en fonction des scénarios de relance.
Autre point essentiel, la progressivité des actions qui n’ont pas toujours le même objet. Celui-ci varie lors qu’elles sont effectuées en début ou en fin de processus.
Dans le cas où cette phase n'est pas suffisamment encadrée, le créancier peut se faire « balader » indéfiniment par son débiteur. Celui-ci aura toujours une bonne raison de retarder le paiement.
…À la mise en place des scénarios de relance
Cet encadrement se fait par la mise en place de scénarios de relance qui proposent des étapes progressives et essentielles. Il existe plusieurs niveaux de relance et une action particulière permet de passer d'un niveau à un autre. Par exemple, passer d'un e-mail interactif à un appel téléphonique fait monter le scénario d'un niveau.
Chaque scénario est défini en fonction des spécificités de la typologie de clientèle à laquelle il s’applique. Il sera ainsi très différent pour les clients identifiés comme étant financièrement risqués, pour les clients publics, ou les clients Saoudiens…
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Les scénarios de relance dans My DSO Manager
Il est possible de créer un nombre illimité de scénarios de relance dans My DSO Manager ! Vous pouvez les adapter en fonction de la typologie de clients et de créances.
Chaque scénario contient des actions qui sont paramétrables dans l'Admin. Ils s'adaptent ensuite lors de leur réalisation (par exemple l'envoi d'un e-mail interactif).
L'objectif est de bénéficier de la puissance de l'outil pour créer dynamiquement des actions de relance. Celles-ci doivent comprendre l'ensemble des informations nécessaires (montant dû, état de compte, pdf des factures, etc.). Et bien sûr, tout en permettant au chargé de recouvrement de les automatiser et de les personnaliser, conditions de leur efficacité. En voir plus dans la démo en ligne.
Le chargé de recouvrement conserve tout de même son autonomie. Il agira pour adapter les relances en fonction de sa connaissance de la situation et de son expérience avec l’acheteur. Pour autant, il doit respecter le cadre fixé.
Il sera désormais inconcevable d’avoir une créance saine (non litigieuse) vieille de 180 jours. D'autant plus avec un recouvrement qui stagne au niveau amiable de premier niveau.
Sans appliquer ce genre de processus, vous passerez beaucoup plus de temps à relancer chaque facture. Les actions s’étalent dans le temps et le délai de paiement se fera de plus en plus long. Ainsi, vous n’arriverez pas à vous faire payer convenablement. Tout cela engendrera des tensions de trésorerie et un risque à terme de perdre vos clients.
Conclusion
Mettre en place des scénarios de relance est indispensable pour gérer efficacement la phase amiable. Elle représente l’essentiel de votre recouvrement de créances.
Chaque scénario possède deux sorties possibles pour une facture :
- La première, temporaire, est l’identification d’un litige justifié (erreur de facturation, problème de livraison, etc.). Dans ce cas, le chargé de recouvrement continue de relancer la facture mais auprès d’un acteur interne son entreprise (équipe commerciale, équipe technique…) pour qu’il le résolve au plus vite. Dès que c’est le cas, la facture réintègre le scénario de relance effectué vers le client.
- La deuxième est tout simplement le paiement de la facture ou le passage en créance douteuse en cas de facture impayée et d’action contentieuse.
Ces principes appliqués renforcent l’efficacité de la relance et la relation commerciale avec vos clients. Ils permettent de fixer à un haut degré le niveau d’exigence envers tous les processus internes (qualité, logistique, administratif). Le but étant que chaque facture soit certaine (incontestable par le client) et payée dans les temps.
L'utilisation d'un logiciel de recouvrement est incontournable car elle permet de décupler l'efficacité grâce à l'automatisation et la digitalisation des relances. Un tel outil permet également l'application de scénarios de relance de manière beaucoup plus précise et fine, se basant sur une multitude de critères générant intelligemment les actions les plus pertinentes.