Améliorer son entreprise avec le recouvrement

L’objectif premier du recouvrement de créances est de se faire payer ses factures aux dates d’échéances contractuelles afin d’optimiser la trésorerie de son entreprise.

Pour cela, il est nécessaire de fluidifier sa communication avec ses clients, d’identifier et de résoudre rapidement les litiges, et d’appliquer un ou plusieurs scénarios de relance en fonction de la typologie de ses clients.

Les actions de relance sont menées en temps et en heure, de manière neutre mais exigeante, en entonnoir afin d’éliminer rapidement toute « raison » justifiant le non-paiement des factures.

Relancer ses clients pour améliorer son processus de vente

Pourtant, le potentiel du recouvrement de créances ne s’arrête pas à l’optimisation de la trésorerie et du besoin en fonds de roulement.

En effet, cette fonction représente une opportunité essentielle pour améliorer la qualité des processus son entreprise, de ses produits et de ses services.

Les retards de paiement peuvent être considérés comme un réceptacle dans lequel atterrissent l’ensemble des factures qui font l’objet d’une disqualité au sens large du terme.

Cette disqualité peut être d’origine matérielle (produit livré qui présente un problème…), immatériel (prestation non ou mal réalisée…) ou issue de processus internes défaillants.

L’essentiel des dysfonctionnements d’une entreprise se retrouvent dans cette boîte, qui constitue une opportunité de les identifier et de les traiter.

Exemples de relations « impayé » - « cause interne »

Raison de l'impayé	Exemples	Causes
Facture incorrecte ou incomplète	Problème de libellé, de prix, manque le numéro de commande...	Processus de facturation déficient, contractualisation pas assez claire...
Problèmes de trésorerie du client	Le client n’a pas les moyens financiers de payer ses factures	Lacunes dans l’appréciation de la santé financière de ses clients et l’adaptation des conditions de paiement (réduction des délais de paiement, obtention de garanties…)
Livraison non conforme au bon de commande	Livraison incorrecte ou incomplète	Problèmes logistiques. Lacunes dans la gestion et le traitement des commandes.
Qualité déficiente	Produit défectueux	Problème de production ou si celle-ci est externalisée de contrôles qualités sur les livraisons fournisseurs
Blocage coté comptabilité fournisseurs du client	Validation manquante dans un système, blocage administratif…	Lacunes dans la qualité de la relance client. Le chargé de recouvrement doit comprendre l’organisation et les processus de validation des factures de ses clients afin d’intervenir auprès du bon interlocuteur et au bon moment pour débloquer les paiements.
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Croire que les retards de paiement ont des causes externes est une faute culturelle qui a deux conséquences majeures :

• Rien n’est fait pour améliorer la balance âgée et la trésorerie.
• L’opportunité d’amélioration des processus internes grâce aux factures impayées n’est pas exploitée, car ignorée.

Comment mettre en œuvre cette amélioration ?

Première étape : identifier les causes des retards de paiement.

Identifier pour chaque facture en retard la raison du non-paiement. Ce travail de qualification des pièces comptables est indispensable pour évaluer les principaux dysfonctionnements.

1. Qualifier les factures en retard avec un « statut » correspondant à la cause du retard de paiement.
2. Quantifier les statuts sur la base du montant des factures et leur nombre

Exemples de statuts par typologie :

A. Problème de facturation :

• Mauvais libellé
• Information manquante (numéro de commande…)
• Facturation tardive ou anticipée
• Problème de prix

B. Litige sur la livraison ou la prestation réalisée

• Problème de qualité
• Problème de quantité
• Ne correspond pas à ce qui a été commandé

C. Problème administratif

• Processus comptabilité fournisseurs incompris ou non pris en compte
• Problème sur les conditions de paiement qui s’appliquent à la vente (CGV contre CGA, conditions particulières ?)

D. Problème de solvabilité de l’acheteur

• Problème de trésorerie
• Dépendance financière
• Entreprise en situation de défaillance ou proche de la défaillance

E. Absence de relances efficaces

• Laxisme dans le recouvrement des créances
• Relances dirigées vers le mauvais interlocuteur

Deuxième étape : consolider les résultats

Exemple de tableau de synthèse

Statut	Montant cumulé €	Nombre de factures	Nombre de clients
A. Problème facturation	16 500 €	20	10
B. Litige livraison / prestation	45 600 €	58	18
C. Problème administratif	2 500 €	4	3
D. Problème solvabilité	24 500 €	14	8
E. Absence de relances	32 400 €	56	34

Troisième étape : correction et contrôle

Le détail des causes évalué en montant et en récurrence permet de lancer un plan d'actions pour résoudre les dysfonctionnements.

Une évaluation continue des causes des créances en retard permettra de constater l'amélioration et d'orienter les nouvelles actions correctives. Ce travail permet une amélioration continue des processus internes.

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  Qualifier les factures dans My DSO Manager

  My DSO Manager est un logiciel innovant de recouvrement de créances B to B qui permet notamment d'associer à chaque facture un statut (promesse de règlement, litige technique...etc.) et un commentaire, puis de retranscrire dans des rapports le résultat de ce travail.
  
  La conservation de l'ensemble de l'historique des factures ainsi que les fonctionnalités permettant de traiter les problèmes identifiés permettent de résoudre rapidement les causes des impayés. En voir plus dans la démo en ligne.

Conclusion

Quelle que soit la terminologie employée pour désigner la gestion des créances client (recouvrement, credit management, crédit client…etc.), cette fonction qui est trop souvent négligée va au-delà de l’accélération des encaissements. Elle constitue également une opportunité d’amélioration continue de la qualité des processus internes à l’entreprise.

Il existe un parallèle flagrant entre la qualité de l'organisation des entreprises et l'efficacité du recouvrement des créances. Ce sont toujours les entreprises mal organisées qui souffrent de retards de paiement importants et systématiques.

Chaque dirigeant devrait avoir conscience de cette réalité et agir en conséquence.