Si son amélioration est intimement liée à l’histoire et l’évolution de l’entreprise, son périmètre déborde certainement le cadre économique pour concerner l’ensemble de l’activité humaine.
En effet, qui n’a pas cherché à améliorer une méthodologie pour passer moins de temps à effectuer une tâche ou à dépenser moins d’argent pour atteindre le même résultat, voire mieux ?Qui n’évolue pas ne subsiste pas. De nombreux exemples d’entreprises disparues faute d’avoir évoluées jalonnent les décennies passées. Croire qu’il est possible de figer le présent, voire de revenir en arrière est une vaine illusion.
Attention cependant, la productivité n’est pas en soi bénéfique. Encore faut-il qu’elle soit réalisée de manière raisonnée et intelligente. Dans le cas contraire, elle peut être néfaste à l’entreprise.Dans ce contexte, il est facile d’œuvrer contre l’intérêt de l’entreprise. Une amélioration faciale du coût de production peut tout à fait cacher des coûts induits beaucoup plus importants que les gains obtenus (baisse de la qualité, insatisfactions client, conséquences indirectes...).
Le problème est que ces coûts « cachés » sont rarement connus car difficiles à évaluer et noyés dans la masse. Ils n’apparaissent pas dans le PowerPoint du cadre d’entreprise présentant à la direction l’amélioration des résultats grâce à son projet de rationalisation des ressources.
Seuls les opérationnels se rendent compte des conséquences de ces régressions. Or, la distance entre ces acteurs et la direction peut être telle que celle-ci peut être tout à fait satisfaite de résultats qui sont en réalité à l’opposé de ce qu’elle croit.
Le cadre aura son bonus même s’il a œuvré contre les intérêts de son entreprise et de ses collaborateurs.
Le credit management est une fonction atypique dans l'entreprise; lire "Le Credit Manager : anatomie d'un animal atypique"; située entre la finance et le commerce, et est comme telle parfois méconnue par les dirigeants qui hésitent à la classer parmi les fonctions back office, très rationalisables, ou front office, plus sensibles.
Elle n’échappe pas à la nécessité d’être plus productif qui consiste à améliorer la valeur créée (optimisation du BFR et de la trésorerie, meilleure gestion des litiges, baisse des impayés...) avec des ressources optimisées.
Quelle productivité pour le credit management ?
Les principales activités d’un service de credit management sont les suivantes :- Prévention du risque d’impayés : gestion du risque client
- Accélération des encaissements : gestion du recouvrement de créances amiable et contentieux
- Identification et traitement des factures non recouvrables : gestion des litiges
- Dépréciations des créances : gestion des provisions pour créances douteuses
Ces missions impliquent des relations avec différentes fonctions de l’entreprise (commerciaux, contrôle de gestion, administration des ventes, logistique, comptabilité…) et également avec les clients.
La fluidité des échanges clients, la prise en compte de leurs demandes (litiges, recouvrement…), la négociation concernant les conditions de paiement sont des éléments clés du développement commercial et de la qualité de la relation commerciale.
Le principal risque pour les entreprises est de considérer le credit management comme un processus interne de type comptable qui peut facilement être rationnalisé pour en réduire le coût.
Des mesures de productivité quantitatives (réduction aveugle de xx% des effectifs) peuvent avoir des conséquences significatives sur la relation commerciale et le chiffre d’affaires, comme sur la qualité de la balance âgée et des pertes qui peuvent en résulter.
Dans un monde où l’accès à l’information financière (bilans, jugements…) et aux outils de sécurisation du risque crédit (assurance crédit, cessions sans recours…) n’a jamais été aussi simple, où les moyens de communication, essentiels en recouvrement de créances, sont plus rapides et pertinents (emails, SMS, emails interactifs, outils de partages d’information…), où les outils métiers (logiciels, ressources web) n’ont jamais été autant accessibles ; une productivité qualitative parait nécessaire et évidente pour le credit management.Qu’est ce qu’une productivité qualitative ?
Ce principe vise à accroître la productivité grâce à l’amélioration des compétences et l’utilisation des nouveaux outils. C’est parce que les personnes seront plus compétentes qu’elles pourront tirer profit de la puissance des nouvelles technologies. Ce faisant, elles renforceront de manière exponentielle leur efficacité et la crédibilité de leur entreprise auprès de ses clients.-
My DSO Manager, le logiciel de recouvrement qualitatif
My DSO Manager est une petite révolution concernant la mise en oeuvre et l'utilisation d'un logiciel de recouvrement.
Les modules d'import de données Smart Upload, FTP, connecteurs avec Salesforce, Quickbooks... permettent d'utiliser le logiciel en un temps record.
Les fonctionnalités innovantes, intuitives et efficaces apportent des possibilités d'amélioration des résultats inégalées.
L'approche tarifaire permet à toutes tailles d'entreprises (nos clients vont de la TPE aux grands Groupes internationaux) d'utiliser le logiciel.
Notre plateforme multi-entités / multi-devises permet de gérer plusieurs entités juridiques d'un même groupe.
La flexibilité du logiciel et les possibilités de personnalisation permettent d'effectuer une productivité qualitative incomparable. En voir plus avec la démo en ligne.
Il s'agit donc de travailler davantage sur le numérateur, (la valeur du travail produit), que sur le dénominateur (réduction des effectifs) pour augmenter la productivité.Il est particulièrement étonnant de constater les bénéfices pour l’entreprise d’une telle stratégie : amélioration significative de la trésorerie, réduction des provisions et des pertes, réduction des litiges, contribution à la croissance du CA, meilleure communication entre les services…
Les gains potentiels obtenus grâce à la création de valeur sont très largement supérieurs à ceux obtenus par la réduction des effectifs dans les équipes credit management / recouvrement / comptabilité client.Une telle productivité « par le haut » contribue à dynamiser et motiver les individus et constitue une démarche positive qui va dans le sens de l’amélioration des processus et de la valorisation des collaborateurs.
C’est indéniablement cette productivité qui peut être appliquée avec succès à ces métiers si particuliers que sont le credit management et le recouvrement de créances.
Certains essaieront de faire les deux : réduire le nombre de personnes tout en améliorant les outils et les pratiques. C'est un défi car les nouveaux outils peuvent être rejetés par les employés car ils seraient considérés comme responsables d'une situation ressources humaines tendue.Comment la mettre en oeuvre ?
Ce type de productivité positive est généralement simple à implémenter dans les entreprises tant le différentiel entre les méthodes et les outils utilisés et les outils existants est considérable.
La plupart des acteurs du crédit client et du recouvrement de créances travaillent avec l'outil comptable et des exportations de données sur Excel.
Le credit management est beaucoup question de communication, avec les clients (négociation, recouvrement...), avec les commerciaux, avec l’administration des ventes (gestion des litiges...)...etc.
A l'ère de l'Iphone X, du web 2.0 (bientôt 3.0), de la Fintech, utiliser ce type d'outils statiques et archaïques est extrêmement limitatif et ne permet pas d'atteindre une efficacité optimum, loin de là.
La première étape consiste à mettre en place des outils adaptés permettant à la fois de fluidifier et d’accélérer la communication interne (autres services de l'entreprise) et externe (clients, prestataires spécialisés...) et d'accroître sa qualité.L'utilisation d'un outil adapté permet cette communication et par conséquent d'impliquer l'ensemble de ces acteurs dans le paiement des factures, but ultime du processus de vente.
La seconde étape consiste à former les collaborateurs afin qu'ils puissent utiliser la puissance de leurs outils et de mettre en oeuvre leurs compétences. Si un bon ouvrier n'est rien sans bon outil, l'inverse est encore plus vrai.Conclusion
Si la productivité est nécessaire en credit management, elle doit certainement se réaliser en exploitant une source de valeur souvent délaissée dans l'entreprise.
Les enjeux de cette fonction sont tels que les gains potentiels sont exponentiels comparativement à une productivité basée sur la réduction des effectifs qui ne fera pas gagner grand chose (voir qui en fera perdre) et qui par sa nature ignore les gains considérables d'une démarche positive.