Le poste client est également le premier ou le deuxième poste d’actif en valeur de la plupart des bilans des entreprises. Il est certainement celui qui est potentiellement le plus risqué, surtout s’il est mal géré.
Il est donc naturel qu’il soit au centre des préoccupations du Directeur Administratif et Financier (DAF), garant de la performance économique de son entreprise.
S’il revient au credit manager de sécuriser les affaires, dès la négociation commerciale, et d’accélérer le recouvrement des créances, quel est le rôle du DAF ?
Définir l’organisation et la stratégie du crédit client
Tout d’abord, le DAF doit, avec la direction générale, positionner le credit management sous sa responsabilité. En effet, les enjeux du poste client sur la trésorerie et la rentabilité, principales missions du DAF, sont tels qu’il revient nécessairement à la direction financière de piloter les acteurs et les processus qui les gèrent.Deuxième étape, il intervient sur l’organisation du service crédit client qui dépend de plusieurs éléments :
- Taille de l’entreprise.
- Type et origine de la clientèle (particulier, professionnels, export, publics…etc.).
- Montant moyen des transactions.
- Secteur d’activité.
- Culture commerciale.
- …etc.
En fonction de ces réalités spécifiques à chaque entreprise, sera mis en place un modèle anglo-saxon ou taylorien, associé ou non à l’utilisation de prestataires externes comme une assurance crédit ou encore une société de recouvrement.
Troisième étape essentielle, il met en place une stratégie de credit management cohérente avec le business plan de l’entreprise.
Il est question ici de définir les priorités qui découlent des principaux objectifs de l'entreprise.
Sont-elles de :
- Réduire au maximum le DSO pour améliorer la trésorerie et les capacités d’investissement en :
» Fixant la réduction des délais de paiement et l’obtention d’acomptes comme priorités de la négociation commerciale.
» Finançant les créances avec de l’escompte ou de l’affacturage / Dailly.- Favoriser le développement du chiffre d’affaires en octroyant des conditions de paiement avantageuses aux clients ?
- Préserver au maximum la rentabilité avec zéro tolérance dans la sécurisation des créances ?
La définition de la stratégie conduit à pondérer chacun de ces éléments et à préciser leur mise en œuvre.
Par exemple concernant la sécurisation du risque client, il peut être judicieux d'avoir recours à l’assurance crédit avec une possibilité de déroger aux décisions de l’assureur sur la base d’une analyse crédit et de seuils de validation permettant d’entériner les lignes de crédit accordées.De cette stratégie découlent :
- Une procédure credit management transverse définissant le cadre dans lequel opère l’équipe crédit à chaque étape du processus de vente.
- Les conditions générales de vente (CGV) précisant :
- Les conditions standard de paiement (acomptes, délais de paiement).
- Le taux d’escompte pour paiement anticipé, en lien avec le coût moyen de financement de l’entreprise et sa stratégie commerciale.
- Le choix d’une organisation.
- L’utilisation ou non d’assurance crédit.
- L’utilisation ou non de moyens de financement (Dailly, affacturage avec ou sans recours, escompte d’effets de commerce…etc.).
- La mise en place d’une matrice d’approbation.
- Une méthodologie de recouvrement de créances et d'application de pénalités de retard.
Les activités de credit management sont intimement liées aux capacités des outils informatiques en place dans l'entreprise (ERP, logiciel de recouvrement...etc.). Le DAF doit s'assurer que les équipes crédit ont à leur disposition des outils performants pour mener à bien leur mission.Quelle implication du DAF au jour le jour ?
Cependant, il intervient dans le management opérationnel n-1 pour s’assurer que celui-ci met en œuvre la politique définie par la direction.
Il définit des objectifs de performance de DSO, de taux de retards de paiement et de taux d’impayés en phase avec le plan de financement de l’entreprise.
Le DAF est également sollicité pour tous les cas qui sortent du cadre habituel en fonction de la matrice d’approbation et des enjeux.
Par exemple, une affaire importante qui nécessite des mesures exceptionnelles (prise de risque, écart significatif par rapport aux CGV…etc.) sera arbitrée par la direction sur la base des recommandations du credit manager.
L’objectif est de préserver le DAF de la gestion quotidienne du poste client (il n’a ni le temps ni nécessairement les connaissances permettant de le faire) mais de l’impliquer à bon escient sur les cas qui nécessitent son expertise et son accord.Il n’hésitera pas à accompagner credit manager et directeur commercial pour une visite d’un client stratégique.
Par ailleurs, le positionnement fonctionnel du credit manager dans l’entreprise est très spécifique, à mi-chemin entre la finance et le commerce (voir l’article « le credit manager, anatomie d’un animal atypique »). Son rôle est de concilier les deux mondes et de faire en sorte que les enjeux financiers et commerciaux cohabitent bien dans l’intérêt de l’entreprise. Ce rôle est difficile mais essentiel.
Le Directeur financier doit toujours s’assurer que son credit manager reste dans cette optique de conciliation et qu’il ne rentre pas dans une logique d’opposition systématique aux commerciaux, synonyme d’échec de sa mission et de tensions internes contre-productives.Dans tous les autres cas de figure, le DAF soutient son credit manager afin qu’un équilibre fructueux s’instaure dans l’entreprise entre enjeux commerciaux et financiers.
Il facilite les relations du credit manager avec les autres services (logistique, administration des ventes, qualité) auxquels ce dernier remonte des litiges exprimés par les clients et prévenant le paiement des factures.
Conclusion
Le rôle du DAF est essentiel en credit management. Il met en place une organisation cohérente et définit les objectifs et les moyens pour y parvenir. Il intervient et arbitre sur les cas sensibles en ayant toujours conscience des effets de ses décisions sur la rentabilité et le besoin en fonds de roulement de son entreprise.
Comme le credit manager à son niveau, il collabore étroitement avec la direction commerciale.
En tant que garant du bilan de son entreprise et intéressé tant par le chiffre d’affaires de l’entreprise que de sa performance financière, il est dans une position idéale pour prendre les bonnes initiatives concernant les enjeux stratégiques de la gestion du poste client.