Si les méthodes de credit management et de recouvrement de créances entre entreprises évoluent à une vitesse fulgurante du fait de la transformation digitale des outils qui permettent de les mettre en œuvre, il reste que les principes fondamentaux qui régissent ces activités sont toujours plus essentiels.
En effet, la digitalisation fluidifie la communication entre les acteurs et automatise de nombreux processus, ce qui décuple l’efficacité des fonctions de gestion du poste client. Pour autant, cela implique une exigence encore plus grande sur la qualité des données, notamment des données comptables. Plus l’automatisme est important, moins le contrôle manuel humain est présent, et plus les principes de base du credit management sont incontournables. De l’un deux, la tenue qualitative et au quotidien de la comptabilité client, dépend la possibilité de bénéficier de l’ensemble des avantages des outils numériques et de l’automatisation.
Des comptes clients mal gérés, avec des pièces anciennes non lettrées dont on perd l’historique et la connaissance de leur origine, obligent à un contrôle et des modifications manuelles avant chaque communication d’un état de compte. Cela aboutit à une perte de temps récurrente, et empêche de profiter des bénéfices de la digitalisation qui deviendrait ici contre-productive en mettant à disposition des différents acteurs de la relation commerciale (commerciaux, clients, etc.) des informations erronées et sources de confusion.
Ainsi, chaque pièce, chaque écriture en comptabilité client doit être claire et compréhensible pour chacun. Chaque lettrage doit être juste. Le piège consiste, comme souvent, à se laisser aller à la facilité et à réaliser des lettrages erronés sur la base d’informations incomplètes, aboutissant à des états de compte qui deviennent incompréhensibles au fil du temps. Comment communiquer efficacement si personne n’est capable de réconcilier les comptes clients et la comptabilité fournisseurs côté clients ?
Un des points importants concernant la qualité de la comptabilité clients est la gestion des règlements partiels. Comment les traiter comptablement de manière à respecter ce principe fondamental de la clarté nécessaire des comptes clients ?
Il existe plusieurs possibilités, plusieurs pratiques, dépendant des logiciels comptables ou ERP et des pratiques commerciales. Nous tenterons d’aborder les principales sans pour autant être exhaustifs.
Pour rappel, un règlement partiel est un règlement reçu de la part d’un client, qui est inférieur au montant de la facture, ou du groupe de factures qu’il est sensé solder. Les raisons sont variées :
Spécificité culturelle américaine, qu’il est possible de retrouver dans les pratiques de la grande distribution : les déductions. Vaste et récurent sujet outre-Atlantique : l’acheteur se déduit arbitrairement les sommes qu’il estime ne pas devoir payer. La gestion du litige et la détermination s’il est justifié ou non se fait donc à postériori, ce qui aboutit à un avoir ou une demande de règlement complémentaire. Appliqué à des volumes importants, ce processus est souvent très lourd à gérer.
Un logiciel de credit management collaboratif interne et externe (avec les clients) est d’une très grande aide pour fluidifier la communication des détails de règlement. Pour les volumétries très importantes, il existe des outils d’affectation automatique des règlements, se basant sur du machine learning, qui permettent de gagner significativement en efficacité. Il reste que les lettrages plus complexes doivent être faits au fil de l’eau, et notamment les affectations de règlements partiels, afin de fournir, lors de la prochaine relance, une situation comptable claire et compréhensible à ses clients.
Exemple de page interactive de My DSO Manager, donnant accès aux comptabilités fournisseurs la situation comptable du côté de leur fournisseur, tout en leur permettant d’interagir avec la personne en charge du recouvrement de leur compte :
En effet, la digitalisation fluidifie la communication entre les acteurs et automatise de nombreux processus, ce qui décuple l’efficacité des fonctions de gestion du poste client. Pour autant, cela implique une exigence encore plus grande sur la qualité des données, notamment des données comptables. Plus l’automatisme est important, moins le contrôle manuel humain est présent, et plus les principes de base du credit management sont incontournables. De l’un deux, la tenue qualitative et au quotidien de la comptabilité client, dépend la possibilité de bénéficier de l’ensemble des avantages des outils numériques et de l’automatisation.
Des comptes clients mal gérés, avec des pièces anciennes non lettrées dont on perd l’historique et la connaissance de leur origine, obligent à un contrôle et des modifications manuelles avant chaque communication d’un état de compte. Cela aboutit à une perte de temps récurrente, et empêche de profiter des bénéfices de la digitalisation qui deviendrait ici contre-productive en mettant à disposition des différents acteurs de la relation commerciale (commerciaux, clients, etc.) des informations erronées et sources de confusion.
Ainsi, chaque pièce, chaque écriture en comptabilité client doit être claire et compréhensible pour chacun. Chaque lettrage doit être juste. Le piège consiste, comme souvent, à se laisser aller à la facilité et à réaliser des lettrages erronés sur la base d’informations incomplètes, aboutissant à des états de compte qui deviennent incompréhensibles au fil du temps. Comment communiquer efficacement si personne n’est capable de réconcilier les comptes clients et la comptabilité fournisseurs côté clients ?Il existe plusieurs possibilités, plusieurs pratiques, dépendant des logiciels comptables ou ERP et des pratiques commerciales. Nous tenterons d’aborder les principales sans pour autant être exhaustifs.
Pour rappel, un règlement partiel est un règlement reçu de la part d’un client, qui est inférieur au montant de la facture, ou du groupe de factures qu’il est sensé solder. Les raisons sont variées :
- Existence d’un litige : le client déduit de son règlement un montant car il conteste l’exigibilité d’une partie de la somme : prix erroné, livraison partielle ou endommagée, etc.
- Retenue de garantie : le client déduit un pourcentage afin de garder un moyen de pression sur son fournisseur en cas de problème à venir.
- Problèmes de trésorerie : ne pouvant effectuer un règlement complet, le client paie une partie seulement du montant dû.
- Accord commercial : déduction systématique d’un pourcentage en fonction d’objectifs commerciaux définis contractuellement.
- Compensation fournisseurs : le client est à la fois fournisseur, et déduit de son règlement les créances qu’il détient. A noter que cette pratique est autorisée si les factures sont connexes, c’est-à-dire concernent la même affaire.
- Processus achat de l’acheteur, souvent public, qui peut effectuer plusieurs paiement pour une seule facture.
- Etc.
Spécificité culturelle américaine, qu’il est possible de retrouver dans les pratiques de la grande distribution : les déductions. Vaste et récurent sujet outre-Atlantique : l’acheteur se déduit arbitrairement les sommes qu’il estime ne pas devoir payer. La gestion du litige et la détermination s’il est justifié ou non se fait donc à postériori, ce qui aboutit à un avoir ou une demande de règlement complémentaire. Appliqué à des volumes importants, ce processus est souvent très lourd à gérer.Les différentes pratiques en cas de règlement partiel d’une facture
Exemple d’une facture de 1500 € TTC avec un règlement partiel de 1150 €- La facture est soldée en comptabilité et une nouvelle pièce au débit est créée. Dans cet exemple, une pièce débitrice de type OD (opération diverse) de 350 € est émise. Avantage : le solde du compte est juste. Inconvénients : perte du lien avec la pièce d’origine (la facture qui est soldée), parfois même sans le numéro de facture repris sur la nouvelle pièce, ce qui amène à une perte presque totale de traçabilité. Cette pratique peut également fausser certains indicateurs de credit management tels que l’appréciation du comportement de paiement.
411 Clients Débit Crédit Facture
15001500 Opération diverse
350 - Règlement affecté au compte client mais sans lettrage : le règlement est laissé en non affecté sur le compte client. Il apparaît comme une ligne supplémentaire de l’état de compte. Avantage : le solde du compte est juste ainsi que le montant de l’échu. Inconvénients : on ne sait quelles factures sont payées par ce règlement, et lesquelles sont toujours impayées. Il est donc compliqué d’effectuer une nouvelle relance client car un écart entre les deux comptabilités clients et fournisseurs s’est créé à la maille pièces.
411 Clients Débit Crédit Facture
1500Règlement
1500 - Le règlement est affecté en banque et n’apparaît pas sur le compte client. Cette pratique consiste à attendre d’avoir le détail du règlement de manière certaine pour l’affecter au bon compte client et aux bonnes factures. Cette pratique est correcte si le laps de temps entre la réception du règlement et son affectation est de quelques heures, ou maximum une journée (en encore !). Elle est catastrophique s’il est de plusieurs jours car le risque est de relancer le client pour des créances qu’il a déjà payées, la comptabilité client n’étant pas à jour !
512 Banque Débit Crédit Virement
1150411 Clients Débit Crédit Facture
1500 - Méthode FIFO : first in, first out, les règlements sont affectés arbitrairement aux créances les plus anciennes. Cette méthode est souvent désastreuse car rend les comptabilités irréconciliables de part et d’autre, générant à terme de véritables problèmes commerciaux.
- Le règlement, donc le crédit, est affecté à la facture qui présente un solde de 350 € (1500 € moins les 1150 € de règlement partiel).Il ne reste qu'une ligne d'écriture avec la facture pour un montant de 350 €.
411 Clients Débit Crédit Facture
350 Cette pratique se met en œuvre de différentes manières suivant le logiciel comptable, et présente uniquement des avantages : le solde du compte et des pièces est correct, et on retrouve facilement l’historique ce qui s’est passé. La réconciliation avec la comptabilité fournisseurs est largement facilité. Il convient pour cela d’une communication fluide avec ses clients afin de capter immédiatement les informations de paiement. En effet, dans un compte client de plusieurs dizaines ou centaines de factures ouvertes, il peut être très difficile de savoir quelles factures sont concernées par un règlement partiel, si l’information n’est pas présente dans le libellé du virement ou dans le logiciel de recouvrement qui a permis de la capter. Cette méthode est à privilégier dans la plupart des cas.
Conclusion
Une comptabilité systématiquement à jour est donc une base essentielle de la relation client et de la qualité du recouvrement de créances. C’est encore davantage le cas à l’heure de la digitalisation accélérée des différents aspects de la relation client. Pour cela, l’affectation des règlements partiels et autres lettrages se doivent d’être le plus clair possible, c’est-à-dire le plus représentatif de la réalité. Ce principe n’est pas si évident à appliquer lorsque la volumétrie de clients et de pièces comptables est importante.Un logiciel de credit management collaboratif interne et externe (avec les clients) est d’une très grande aide pour fluidifier la communication des détails de règlement. Pour les volumétries très importantes, il existe des outils d’affectation automatique des règlements, se basant sur du machine learning, qui permettent de gagner significativement en efficacité. Il reste que les lettrages plus complexes doivent être faits au fil de l’eau, et notamment les affectations de règlements partiels, afin de fournir, lors de la prochaine relance, une situation comptable claire et compréhensible à ses clients.
Exemple de page interactive de My DSO Manager, donnant accès aux comptabilités fournisseurs la situation comptable du côté de leur fournisseur, tout en leur permettant d’interagir avec la personne en charge du recouvrement de leur compte :