Elles sont dues de plein droit le jour qui suit la date d’échéance de la facture (il n’est pas nécessaire d’obtenir une décision de justice pour les appliquer) dès lors que cette dernière est certaine, c'est-à-dire non contestable.
Voir notre article détaillé sur l’application des pénalités de retard.
La Loi prévoit deux possibilités concernant leur traitement comptable. Le choix entre l’une ou l’autre revient au vendeur :
- Les facturer.
- Ne pas les facturer et les comptabiliser en produits financiers.
Facturation des pénalités de retard
Cette pratique consiste à émettre une facture de pénalités de retard et à l’envoyer à l’acheteur pour en obtenir le paiement. Dans ce cas, la facture est est exonérée de TVA et est échue immédiatement. La date d’échéance est égale à la date de facture.
Le traitement comptable est simple :
Le compte 411 (client) est débité du montant de la facture et le compte de produits financiers 763 (revenus des autres créances) est crédité du même montant.
| 411 Clients | |
|---|---|
| Débit | Crédit |
| Facture de pénalités P390 |
243 |
| 763 Revenus des autres créances | |
|---|---|
| Débit | Crédit |
| 243 | |
Avantages de les facturer
- Émettre une facture et l’envoyer au client apporte plus de poids à la demande de paiement des pénalités de retard qu’un simple courrier de relance.
- Le compte du client est débité de cette somme, ce qui engendrera des relances auprès du client comme s’il s’agissait d’une facture « normale ». Les pénalités de retard ont donc plus de chances d’être payées.
Inconvénients de la facturation des intérêts de retard
- Cette pratique engendre une certaine lourdeur administrative. En effet, le nombre de factures à émettre peut rapidement être important. De plus, si les factures ne sont pas payées, il faudra les passer et pertes et profits avec tout ce que cela engendre au niveau des justificatifs (obtention d’un certificat d’irrécouvrabilité, impact sur le résultat…etc.).
- Le montant de pénalités de retard facturé sera par nature faux dès le lendemain de son émission dès lors que la facture est émise avant le paiement de la facture originelle. En effet, le montant de pénalités de retard varie tous les jours tant que la facture originelle n’est pas payée. La solution à ce problème consiste à facturer après le paiement des pénalités de retard mais cela enlève tout intérêt à la facturation des pénalités.
-
Les pénalités de retard dans My DSO Manager
Les pénalités de retard sont calculées et insérées automatiquement dans les documents de relance (e-mails, courriers, e-mails interactifs...) dans My DSO Manager dès lors qu'elles sont activées dans la fiche client.
Le montant de pénalités apparaît dans les états de compte et dans les montants totaux réclamés aux clients. Il est calculé en fonction du taux défini dans les paramètres de votre compte. En voir plus avec la démo en ligne.
Traitement comptable des pénalités de retard lorsqu’elles ne sont pas facturées
Ce mode de gestion comptable est beaucoup plus simple car il n’y a d’écriture comptable que lorsque les intérêts de retards sont payés par l’acheteur, ce qui est moins fréquent (malheureusement) que les factures en retard de paiement. Cette pratique est appliquée par la majorité des entreprises.
L'écriture est réalisée lors du paiement des pénalités et de la facture. Le compte 411 est crédité du montant de la facture payée qui est soldée. Le compte 763 (Revenus des autres créances) est crédité du montant des pénalités payées. La banque 512 est débitée du montant total du paiement.
| 411 Clients | |
|---|---|
| Débit | Crédit |
| 100 - Facture P567 | |
| 512 Banques | |
|---|---|
| Débit | Crédit |
| 105 | |
| 763 Revenus des autres créances | |
|---|---|
| Débit | Crédit |
| 5 | |
Les pénalités de retard sont enregistrées en Produits financiers plutôt qu'en Produits exceptionnels pour la simple raison qu'elles relèvent d'une opération de gestion courante. Les Produits exceptionnels doivent être significatifs et ... exceptionnels, ce qui n'est pas le cas de pénalités de retard qui sont censées être récurrentes (c'est la Loi).Avantages de cette méthode
Simplicité de traitement. Il n'y a pas de facture à émettre et à traiter par la suite. Le montant de pénalités perçu est simplement enregistré en produits financiers ce qui permet de réaliser d'opérations comptables que lorsque les pénalités sont effectivement payées par le débiteur.
Inconvénients de cette méthode
Tant qu’elles ne sont pas payées, les pénalités de retard n’ont pas d’existence comptable, ce qui ne favorise pas leur recouvrement et pousse le vendeur à les « oublier ». Cette pratique contribue à ce qu'elles ne soient que très partiellement appliquées par les professionnels alors qu'elles sont ?pourtant un des points essentiels de la Loi de Modernisation de L’Economie,?.
Conclusion
Le choix entre ces deux méthodes revient aux entreprises. Chacune a des avantages et des inconvénients. Il est possible d’appliquer les deux en fonction du contexte commercial.
Par exemple, il ne fait pas beaucoup de sens de facturer 6 euros d'intérêts de retard mais cela peut être pertinent lorsque les sommes concernées sont élevées et qu’il s’agit de mettre d’avantage de pression sur le débiteur.
Comment peut-on comptaliliser une penalité sur une facture?