Élément central de My DSO Manager, le module de relance est le fruit d’une véritable philosophie du recouvrement de créances entre professionnels qui considère chaque relation commerciale comme unique et constituée de caractéristiques qui lui sont propres.
Elle ne se limite pas à l’accélération des encaissements. Le client n’est pas un débiteur auquel il faut arracher des paiements mais un partenaire avec qui il faut construire une relation et fluidifier les échanges, notamment comptables et financiers.
Par conséquent, le processus de recouvrement et les documents de relance doivent être adaptables tout en bénéficiant des capacités de standardisation et de création dynamique des modèles. Il est lié et interdépendant avec le processus de gestion du risque client.
L’envoi systématique de courriers de relance automatiques types est à proscrire car il a pour conséquence la perte de crédibilité du vendeur auprès de son client.
Ils dépendent de la typologie de vos clients. Vous souhaiterez par exemple relancer différemment des clients domestiques ou export, des clients stratégiques ou à faible enjeu, des clients risqués ou publics…
Le logiciel crée intelligemment des actions de relance à effectuer qui sont fonction du scénario et de la situation du compte client. Les actions sont générées en fonction de plusieurs éléments dont la date d’échéance de la facture la plus ancienne non exclue par un litige ou une action spécifique, la date de la dernière action effectuée et l'historique du compte.
Le chargé de recouvrement peut modifier les actions à réaliser s’il l’estime nécessaire compte tenu des échanges avec le client (facture non payée car litigieuse), du risque (dégradation de la situation financière de l’acheteur), des négociations en cours, etc. Il peut ainsi traiter différemment les factures du compte et mettre en œuvre son expertise pour arriver à son objectif : se faire payer en préservant la relation commerciale.
Après chaque relance, le gestionnaire peut saisir un statut (promesse de paiement, litige, en cours…) pour chaque document et ajouter un commentaire qui serviront pour effectuer la prochaine relance prévue par le scénario (si la facture n’est pas payée), par le gestionnaire s’il souhaite faire une autre action et / ou pour un autre intervenant (commercial, ADV, etc.).
Cette fonctionnalité permet de tirer profit de la standardisation et l’automatisation tout en conservant la possibilité de personnaliser sa relance en fonction du client, de l’historique et du contexte commercial.
Les connecteurs existants avec des solutions de paiement (Payzen, Paytweak, BlueSnap, etc.) permettent d'ajouter des boutons de paiement dans les e-mails et SMS de relance. Le client peut ainsi payer en ligne par carte bancaire, virement et de nombreux autres moyens de paiement.
Les e-mails interactifs comprennent un lien permettant au client de visualiser son état de compte sur My DSO Manager puis d’ajouter un commentaire pour chacune des factures.
Le gestionnaire de compte reçoit automatiquement un email avec les précisions données par le client qui sont historisées sur la plateforme.
Vous avez plusieurs comptes clients pour un seul payeur ? My DSO Manager vous permet en quelques clics de grouper la relance pour relancer votre client de la manière la plus efficace.
Intégrez également les pénalités de retard de paiement calculées automatiquement ainsi que l'indemnité forfaitaire de frais de recouvrement à vos relances afin de respecter la législation en vigueur et d'obtenir un compensation en cas de retards de paiement.
Un responsable commercial pourra avant une visite client accéder à la situation du compte client sur son smartphone et effectuer une relance, ou répondre à une sollicitation pour régler un litige.
Elle ne se limite pas à l’accélération des encaissements. Le client n’est pas un débiteur auquel il faut arracher des paiements mais un partenaire avec qui il faut construire une relation et fluidifier les échanges, notamment comptables et financiers.
Par conséquent, le processus de recouvrement et les documents de relance doivent être adaptables tout en bénéficiant des capacités de standardisation et de création dynamique des modèles. Il est lié et interdépendant avec le processus de gestion du risque client.
L'agenda de relances
L'agenda regroupe pour chaque chargé de recouvrement les actions à réaliser :- Actions de scénarios
- Actions spécifiques
- Automatiques ou manuelles
- Alertes
- Historique
L’envoi systématique de courriers de relance automatiques types est à proscrire car il a pour conséquence la perte de crédibilité du vendeur auprès de son client.Adaptabilité du scénario de relance
Dans My DSO Manager, un scénario de relance est affecté à chacun de ses clients. Il est possible d’en créer un nombre illimité, d’utiliser les scénarios présents par défaut dans l’outil ou de les personnaliser en toute autonomie et sans surcoût.Ils dépendent de la typologie de vos clients. Vous souhaiterez par exemple relancer différemment des clients domestiques ou export, des clients stratégiques ou à faible enjeu, des clients risqués ou publics…
Le logiciel crée intelligemment des actions de relance à effectuer qui sont fonction du scénario et de la situation du compte client. Les actions sont générées en fonction de plusieurs éléments dont la date d’échéance de la facture la plus ancienne non exclue par un litige ou une action spécifique, la date de la dernière action effectuée et l'historique du compte. Le chargé de recouvrement peut modifier les actions à réaliser s’il l’estime nécessaire compte tenu des échanges avec le client (facture non payée car litigieuse), du risque (dégradation de la situation financière de l’acheteur), des négociations en cours, etc.
Il peut ainsi traiter différemment les factures du compte et mettre en œuvre son expertise pour arriver à son objectif : se faire payer en préservant la relation commerciale.Adaptabilité des documents de relance
Les modèles d’e-mails et de courriers sont créés et modifiables dans l’interface d’administration de My DSO Manager.
Ils comprennent du texte et des balises #Hashtag permettant d’intégrer des informations de manière dynamique dans les documents. Par exemple, le montant des créances en retard, le montant de pénalités de retard, le logo de sa société, la liste des factures du compte…
Lorsqu'une action de relance est effectuée, par exemple l’envoi d’un email, le modèle est proposé automatiquement. Toutefois le gestionnaire a toute latitude pour le personnaliser en modifiant le texte et en ajoutant ou changeant les balises #Hashtag. Il peut ensuite prévisualiser son e-mail et l’envoyer à son interlocuteur. 
Cette fonctionnalité permet de tirer profit de la standardisation et l’automatisation tout en conservant la possibilité de personnaliser sa relance en fonction du client, de l’historique et du contexte commercial.Des fonctionnalités innovantes
Les actions de relance peuvent être paramétrées pour être automatiques, avec ou sans confirmation du gestionnaire de compte. Un e-mail automatique sans confirmation sera envoyé par l’application à la date prévue si la facture concernée par cette relance n’a pas été payée.Les connecteurs existants avec des solutions de paiement (Payzen, Paytweak, BlueSnap, etc.) permettent d'ajouter des boutons de paiement dans les e-mails et SMS de relance. Le client peut ainsi payer en ligne par carte bancaire, virement et de nombreux autres moyens de paiement.
Les e-mails interactifs comprennent un lien permettant au client de visualiser son état de compte sur My DSO Manager puis d’ajouter un commentaire pour chacune des factures.
Ecran auquel accède votre client avec la relance interactive
Le gestionnaire de compte reçoit automatiquement un email avec les précisions données par le client qui sont historisées sur la plateforme.
Vous avez plusieurs comptes clients pour un seul payeur ? My DSO Manager vous permet en quelques clics de grouper la relance pour relancer votre client de la manière la plus efficace.
Intégrez également les pénalités de retard de paiement calculées automatiquement ainsi que l'indemnité forfaitaire de frais de recouvrement à vos relances afin de respecter la législation en vigueur et d'obtenir un compensation en cas de retards de paiement.
Impliquez vos collègues dans la conquête de cash !
Logiciel entièrement collaboratif grâce à un nombre d'utilisateurs illimité, My DSO Manager permet d'impliquer les commerciaux, l'Administration des Ventes, etc., dans la gestion du recouvrement de créances et des litiges.Un responsable commercial pourra avant une visite client accéder à la situation du compte client sur son smartphone et effectuer une relance, ou répondre à une sollicitation pour régler un litige.