Élément clé de l’accessibilité de My DSO Manager pour toutes les entreprises quelque soit leur taille, le chargement des données clients (code client, raison sociale, contacts recouvrement…) et comptables (factures, avoirs…) se fait via notre module d’import intelligent Smart Upload qui facilite l’import et la mise à jour de vos données automatiquement.
La flexibilité du logiciel permet de récupérer les données de n'importe quel ERP sans formatage spécifique de vos fichiers d'import. C'est pourquoi il est très simple et rapide d'interfacer le logiciel avec les données dont vous avez besoin dans My DSO Manager.
L’import concerne quatre types d’informations :
Une fois le paramétrage de vos imports effectué (quelques minutes suffisent), My DSO Manager le conserve en mémoire de sorte que le prochain import s’effectue simplement en chargeant un fichier au même format.
Pour les pièces comptables, il est possible :
Exemple d’import des données comptables (factures, avoirs, règlement non affectés…)
Le type de pièce est une information importante mais non obligatoire pour My DSO Manager. Il lui permet de comprendre pour chacune des pièces s’il s’agit d’une facture, d’un avoir, d’un règlement… Si cette information n'est pas disponible, la règle suivante s'applique : montant débiteur = facture, montant créditeur =règlement.
Pour l'import manuel, vous pouvez intégrer dans votre fichier le type de pièces de votre outil comptable puis paramétrer les correspondances entre ces types de pièces et ceux de l’application. Ce paramétrage est historisé et vous n’aurez pas à le refaire lors du prochain import.
De nombreux paramétrages se font par notre équipe. Par exemple, la création d'un identifiant unique concaténant plusieurs champs du fichier. Pour cela, contactez-nous. Nos experts métier vous accompagnent tout au long de la mise en place et de votre utilisation My DSO Manager.
Il est possible d'effectuer des imports automatiques par API, SFTP et FTPS et avec nos connecteurs avec des logiciels tels que Salesforce, Quickbooks, Odoo, Pennylane, etc.
La flexibilité du logiciel permet de récupérer les données de n'importe quel ERP sans formatage spécifique de vos fichiers d'import. C'est pourquoi il est très simple et rapide d'interfacer le logiciel avec les données dont vous avez besoin dans My DSO Manager.
L’import concerne quatre types d’informations :
- les données relatives à vos clients. Le fichier doit contenir au minimum le code client et la raison sociale mais contient idéalement d’autres informations comme l’adresse, l’identifiant légal (Siren pour les clients français), le délai de paiement…etc. Il est possible d'importer des champs spécifiques à votre entreprise et une multitude de champs standard lié à vos pratiques de credit management (information d'assurance crédit, ...),
- les données comptables. Elles comprennent l’ensemble des factures, avoirs, règlements non affectés, opérations diverses non soldées (il est possible de charger des pièces soldées pour avoir l’historique de chiffre d’affaires et de DSO) et les effets en circulation. Tous les formats de n'importe quel ERP ou logiciel comptable sont gérés par Smart upload qui s'adapte à vos données.
Le fichier doit contenir au minimum les informations suivantes : n° de pièce, code client, date d’émission, date d’échéance, montant initial TTC. Six champs spécifiques et personnalisables sont également disponibles, - les contacts clients (optionnel) qui sont vos contacts pour le recouvrement (comptables, acheteurs, dirigeants…).
Le fichier contient au minimum le nom et le code client mais intègre idéalement d’autres informations telles que l’adresse e-mail, les numéros de téléphone fixe et portable… - le fichier utilisateur (optionnel) permettant de créer en masse des utilisateurs (chargés de recouvrement, credit manager, commerciaux, ...) et leur portefeuille.
Une fois le paramétrage de vos imports effectué (quelques minutes suffisent), My DSO Manager le conserve en mémoire de sorte que le prochain import s’effectue simplement en chargeant un fichier au même format. Pour les pièces comptables, il est possible : - soit d’importer systématiquement l’intégralité de vos pièces non soldées (non encore payées et lettrées dans votre comptabilité). Ainsi, si une facture est envoyée à l’application un jour J et que lors de l’import suivant elle n’est plus envoyée, elle sera considérée comme étant payée et soldée.
- soit de réaliser des imports partiels en effectuant un import des pièces soldées avec le champ "Date paiement" renseigné avec la date de solde.
- Extraction de vos données de votre outil comptable pour les pièces non soldées dans un fichier .xls, .csv ou .txt.
- Sélection du fichier et du type de données qu’il contient.
- Paramétrage de l’import. Il consiste à spécifier le type d’information de chaque colonne de votre fichier et de le lier avec les données nécessaires à My DSO Manager. Par exemple, vous avez dans votre fichier une colonne correspondant aux numéros de pièces comptables. Il suffit de sélectionner le d’information correspondant : N° de pièce.
Le type de pièce est une information importante mais non obligatoire pour My DSO Manager. Il lui permet de comprendre pour chacune des pièces s’il s’agit d’une facture, d’un avoir, d’un règlement… Si cette information n'est pas disponible, la règle suivante s'applique : montant débiteur = facture, montant créditeur =règlement. De nombreux paramétrages se font par notre équipe. Par exemple, la création d'un identifiant unique concaténant plusieurs champs du fichier. Pour cela, contactez-nous. Nos experts métier vous accompagnent tout au long de la mise en place et de votre utilisation My DSO Manager.