Pourquoi faut-il relancer ses clients avant la date d'échéance des factures ?

Toute relation commerciale se base sur des engagements réciproques partagés entre le vendeur et l’acheteur. Ce dernier s’engage à payer le prix de la prestation ou du matériel livré à la date prévue au contrat et sur les factures.

Cependant, il a fréquemment une forte propension à oublier, au moins temporairement, cet engagement. Plusieurs raisons le pousse à cela :

• La relation commerciale établit par nature un rapport de force favorable à l’acheteur qui en profite consciemment ou inconsciemment.
• Les difficultés de trésorerie poussent les entreprises à retarder les paiements vers les fournisseurs car c’est le seul crédit qui est gratuit.
• Il est plus facile de tirer sur le crédit fournisseur que sur le crédit bancaire notamment dans le contexte bancaire actuel (Bale 3).
• Le non respect strict des échéances des fournisseurs n’amène pas les conséquences immédiates appliquées par les banquiers (agios, blocage de lignes de crédit…etc.).
• La lourdeur administrative et la levée des blocages divers et variés ne sont pas dans les priorités de l'acheteur.

La raison d’être d’un service de recouvrement est donc de contrebalancer cette réalité pour atteindre un équilibre de la relation commerciale, donc d’obtenir du client qu’il honore son engagement.

L’objectif du recouvrement est donc très simple : obtenir le paiement des factures à leur date d’échéance.

Pour avoir le maximum de chances d’atteindre cet objectif, il est indispensable d’agir avant la date d’échéance des factures, donc de faire de la relance préventive ! Dans le cas contraire, l’atteinte de l’objectif relèverait du simple hasard, ce qui n’est pas satisfaisant.

• Elle permet de débuter la relation avec l’acheteur de manière très soft et orientée client, ce dernier n’étant pas en retard de paiement.
• Elle favorise l’identification anticipée d’un éventuel litige qui empêche le paiement de la facture. Celui-ci pourra ainsi être traité et résolu rapidement permettant de préserver la satisfaction client et de se faire payer rapidement.
• Si tout va bien, une promesse de règlement est donnée par l’acheteur qui lui sera rappelé s’il ne la respecte pas, initiant le processus de relance en entonnoir.

Comment faire de la relance préventive ?

La relance s’effectue entre -15 jours et -5 jours par rapport à la date d’échéance. Etant donné qu’elle s‘effectue de manière anticipée par rapport à la date d’échéance, cette relance est très orientée satisfaction client.

Les interlocuteurs sont selon la taille de la société la comptabilité fournisseurs, la comptabilité générale, l’acheteur, le directeur financier ou le gérant.

Le ton est amical. Le contenu comporte principalement des questions orientées du type : est-ce que tout va bien concernant les factures ? Avez-vous bien reçu le matériel ? Si oui, pouvez-vous confirmer le paiement pour la date prévue ? Oui ? Par quel moyen ? Les médias à utiliser sont principalement le téléphone et l’email. Le choix entre les deux est déterminé par le type de compte client.

Par exemple, si le compte comporte 2 factures de montant important, la relance téléphonique est à privilégier. S’il contient au contraire une centaine de facture, il sera difficile d’échanger sur chacune d’entre elle par téléphone. L’email est à privilégier. N’oubliez pas que l’email est le moyen de relance qui présente le meilleurs taux de réponse.