Les retards de paiement et les impayés sont la cause d'une défaillance d'entreprise sur quatre.Chaque année, ce sont plus de 15 000 entreprises qui se retrouvent en cessation de paiement pour cette raison.
Ils sont un frein considérable au développement des entreprises et une explication d'une croissance atone en France.
Plus encore que les impayés, ce sont les retards de paiement qui pénalisent le plus les entreprises. Ils grèvent massivement leur trésorerie et leur rentabilité en raison des frais financiers induits.
Seules 32% des factures sont réglées à leur date d'échéance en France !
La lutte contre les retards de paiement est donc primordiale pour pérenniser son entreprise et ses capacités financières à se développer.
Comment font les entreprises qui minimisent leurs factures en retard ?
Les principales règles à respecter pour réduire ses retards de paiement
- Anticiper le risque dès la négociation commerciale.
Cette étape est trop souvent négligée alors qu’elle est indispensable. En effet, c’est en amont de la réalisation de la vente qu’il est nécessaire d’évaluer la solvabilité de l’acheteur et ses capacités financières (trésorerie), organisationnelles (quel est le processus de validation des factures fournisseurs) et morales (cette entreprise respecte t-elle ses engagements ?). - Sécuriser les paiements avec les outils appropriés
L’analyse de solvabilité permet d’identifier des risques auxquels il faut apporter une réponse. Si l’acheteur a une trésorerie tendue, il convient de couvrir ses ventes avec une garantie bancaire ou une délégation de paiement, une assurance crédit ou une caution solidaire. En cas de vente export, le risque pays peut être couvert avec une assurance spécifique ou des conditions de paiement qui, associées à des clauses contractuelles telle qu’une clause de suspension, permet d’avoir une courbe de trésorerie systématiquement positive. - Facturer juste du premier coup et au bon moment.
S’assurer que le processus de facturation respecte les règles en vigueur en terme de contenu de la facture et que celle-ci est émise dès l’expédition du matériel ou la réalisation de la prestation de service. - Traiter les litiges éventuels en priorité.
Principale cause de retards de paiement des factures, le litige doit être traité en priorité absolue, que ce soit pour des raisons financières ou de satisfaction client. - Effectuer une action de relance préventive avant la date d’échéance des factures.
L’objectif du recouvrement de créances est de se faire payer à la date d’échéance des factures. Il est donc nécessaire de relancer le client avant celle-ci pour obtenir une promesse de règlement et identifier au plus tôt un éventuel litige. - Si retard, suivre un processus de recouvrement précis et rythmé orienté vers le(s) bon (s) interlocuteur(s).
Comprendre les raisons du retard de paiement. Le recouvrement amiable est un art qui contient beaucoup de rigueur. Les relances clients sont faites en temps et en heure conformément à un processus établi et aux derniers échanges avec le client. Il est de plus en plus ferme et exigeant tout en ménageant une seule porte de sortie au débiteur : le paiement des créances. - Exiger le paiement de pénalités de retard et de l’indemnité forfaitaire de frais de recouvrement.
L’application des dispositions légales concernant les pénalités de retard démontre le professionnalisme dans la gestion des créances et crédibilise les actions menées. - Limiter le recouvrement amiable à une période de 60 jours (hors cas de litige non résolus).
Sauf en cas d’accord sur un échéancier de paiement qui sera contractualisé, la phase amiable de la relance client ne dépasse pas les 60 jours par rapport à la date d’échéance de la facture. - Envoyer une lettre de mise en demeure à la fin du recouvrement amiable.
Au-delà des 60 jours de relance amiable, l’envoi d’un courrier de mise en demeure signifie au débiteur que sans paiement, le recouvrement de la créance se fera par les moyens légaux appropriés. - Si pas de paiement après la date butoir, effectuer immédiatement une action contentieuse (référé provision, injonction de payer) soit en direct, soit avec un partenaire (assureur crédit, société de recouvrement, avocat….etc.).
Si l’action en justice n’est pas tout le temps nécessaire, elle reste néanmoins l’ultime recours pour obtenir gain de cause. Souvent le changement d’interlocuteur (société de recouvrement, avocat) incite le débiteur à payer ses factures à cause du choc psychologique qu’il génère. Néanmoins, de nombreux spécialistes du recouvrement contentieux sont disponibles sur le marché pour aider une entreprise à se faire payer par un acheteur négligent.
Pour que les mêmes causes ne produisent pas les mêmes effets, il est essentiel de comprendre quelles sont les raisons fondamentales d’un retard de paiement : mauvaise évaluation de la solvabilité de l’entreprise, recouvrement laxiste, problèmes administratifs…etc, et d’y apporter des mesures correctives.
Ce travail d’analyse et de correction permet d’améliorer continuellement le processus de vente de son entreprise et d’augmenter ses performances financières.
L'essentiel est de comprendre que la fatalité de l'impayé n'existe pas, et que l'entreprise, en étant acteur à chaque étape de la relation client peut éviter une grande partie des retards de paiement qui la pénalisent.