Mes excuses favorites de retard de paiement !

Nos clients font parfois preuve d’une imagination débordante pour justifier un retard de paiement et donnent des raisons pour le moins cocasses ! D’autres sont désespérément répétitifs et se justifient avec des raisons déjà entendues mille fois.

Voici une liste non exhaustive d'excuses pour retard de paiement :

La personne habilitée à effectuer le paiement, que ce soit par virement, lettre de change, chèque…etc., est :

En vacances : Celle-ci a beaucoup de succès notamment lors des congés d’été, surtout au mois d’août durant lequel les services de comptabilité fournisseurs sont désespérément absents. Le mois de septembre est ensuite très compliqué pour les entreprises qui courent après leur trésorerie.

La parade réside dans des actions de relance préventives (avant la date d’échéance) effectuées dès le mois de juin pour obtenir un moyen de paiement à échéance (billet à ordre, lettre de change relevé).

Indisponible ou absent : Quelle que soit l’heure de la journée et le jour de la semaine de vos appels, le décisionnaire est toujours très occupé et ne peut vous accorder quelques instants. Malgré 5, 10 appels, aucune relance ne peut être effectuée.

La parade est de faire comprendre à son interlocuteur que vous n’êtes pas dupe de cette pratique puis de changer de média (email, lettre avec accusé de réception) pour signifier par écrit le refus de communication qui vous est opposé et exiger une réponse et surtout un paiement immédiat.

En arrêt maladie : Il est difficile de réclamer de l’argent à une personne malade donc absente. Il faut immédiatement demander à avoir un contact avec un autre décisionnaire.

Le paiement est :

Au courrier : Evitez les moyens de paiement papier qui doivent transiter par la poste. Préférez le virement ou autres méthodes dématérialisées (lettre de change relevé). Si malgré tout l’acheteur préfère le chèque (il y en a encore !), cette excuse ne peut être valable et ne doit être acceptée qu’une fois ! L’historisation des relances permet de ne pas se faire balader par le client qui cherche à gagner du temps.

Envoyé depuis une semaine. Vous ne l’avez pas reçu ? Une semaine pour un courrier, c’est trop ! Réagissez, et vite. Envoyez immédiatement à votre client un courrier de désistement (par email, c’est plus rapide) et demandez-lui un virement immédiat.

Reçu mais le chèque n’est pas signé : Un grand classique. Un chèque non signé ne peut pas être encaissé. Il faut donc le renvoyer au client par la poste, qu’il le signe et le renvoie. Comptez au minimum 15 jours de délai supplémentaire, gagné par une astuce que vous ne tolérerez qu’une fois et pas deux.

Pour émettre le paiement, il nous faut :

L’original de la facture : hé oui, les factures sont les documents les plus perdus au monde ! Il faut donc réémettre la facture et la renvoyer. La parade : dématérialisez vos flux avec vos clients, mettez en place un système d’archivage électronique de vos factures et donnez leur un accès au système afin qu’ils récupèrent eux-mêmes leurs factures. 

Le bon de commande signé ou le numéro de bon de commande : Ces documents sont très souvent exigés pour valider le paiement. Il est parfois requis d’indiquer le numéro de commande sur votre facture. Veillez à le faire systématiquement et à conserver des dossiers complets intégrant l’ensemble des justificatifs et documents commerciaux (contrat, devis, bon de commande, facture). En cas de litige ou de contentieux, vous devrez produire l’ensemble de ces justificatifs.

Les excuses fantaisistes :

Le signataire du chèque a le bras droit cassé et ne peut signer : Authentique ! C’est logique, avez-vous déjà essayé de signer un chèque avec le bras dans le plâtre ?

Le PDG est la seul personne habilitée à signer le chèque et il est en vacances à Courchevel : Forcément, on a d’autres choses à faire que de signer des chèques aux fournisseurs dans les hôtels de luxe des stations de ski huppées.

Et vous, quelles excuses avez-vous le plus entendu ? Lesquelles préférez-vous ?