Il a été largement constaté que la gestion de trésorerie est une fonction essentielle et vitale qui, dénigrée, peut avoir des conséquences dramatiques voire irréversibles.
En effet, impact sur la sérénité du Dirigeant; sur la santé financière de l’entreprise; sur sa capacité à négocier avec les organismes financiers; à se développer, voire juste à maintenir et absorber ses dépenses quotidiennes.
La trésorerie implique un travail sur 3 axes :
- Administratif
- Commercial
- Comptable
Pour se faire, elle va se baser sur des outils principaux qui doivent être tenus avec rigueur :
1/ La Base clients (informations complète du client : administratives, conditions tarifaire …). La qualité de la Base clients va dépendre d'informations collectées et communiquées à la source par le Commercial. Celui-ci est le 1er acteur actif.
2/ Le Grand Livre (extraction de l’ensemble des factures émises échues et non échues non payées). Relancer c’est bien mais savoir, qui, comment, et quand c’est mieux afin de rentabiliser son temps d’action. Pour se faire le Grand Livre sera un support d’analyse, d’action et de contrôle. Une extraction mensuelle permettra de suivre les factures en attente de paiement.
3/ La Balance âgée, issue du Grand Livre, permettra de visualiser le montant du retard par tranche d’ancienneté. Ainsi une analyse des + 90 jours sera à envisager pour définir les actions à mener.
En complément, il y a les outils supports très utiles à la gestion des retards, au suivi, au contrôle :
- La communication : l’objectif de la relance est de faire disparaître la répétitions des retards. Pour cela, un travail d’équipe avec l’ensemble des services est primordial. En exemple, si une grande majorité des retards est due à un souci d’erreur de prix sur la facturation, la question doit se poser de savoir d’où vient l’erreur (technique ou humaine) et comment la résoudre.
- Un outil de suivi : le recouvrement implique de travailler sur les raisons du retard, sur l’adéquation avec les contraintes clients (inutile de facturer une grande société avec un paiement à réception, cela provoquera des relances trop prématurée et pourrait jusqu’à agacer le client). Chaque retard à son histoire, chaque clients a ses exigences. Ainsi il est important de centraliser l’information afin d’éviter de devoir rappeler un client car on ne se souvient plus de ce qui a été dit. N’oublions pas que le recouvrement véhicule l’image de son entreprise.
De plus il vous permettra de préparer un scénario en amont adapté à vos clients, d’avoir une visibilité complète de l’ensemble de vos factures non payées, d’analyser vos retards en identifiant les motifs constatés … - Les leviers de la négociation : il y a les intérêts de retards qui, au regard de la Loi LME, doivent apparaître chiffrés dans vos relances. Vous devez indiquer, dans vos CGV, le mode de calcul de ces derniers et les mettre en rappel sur vos factures.
Il y a l’indemnité forfaitaire qui sanctionne tout retard à hauteur de 40 € par facture. Cette disposition doit aussi apparaître dans vos CGV et en rappel sur vos factures.
Beaucoup ont peur de les réclamer. D’une part il s’agit d’une disposition légale qui indique que les courriers de relances « doivent » mentionner les pénalités de manière chiffrée.
En le faisant vous ne faites que vous mettre en conformité avec la loi. Soit dit en passant vos clients doivent faire de même ! Ils sont d’excellents moyens de déblocage de paiement et de négociation, à utiliser sans modération (sauf cas exceptionnels).
En conclusion, la gestion de trésorerie, ou plus exactement la gestion du Poste Clients, dispose de tous les outils nécessaires pour :=> Analyser, prioriser les actions.
=> Identifier, analyser, traiter, solutionner.
=> Contrôler tout dérapage.
=> réduire la répétition de certains motifs de retard.
A vous de jouer ….."