Un concept de base : le recouvrement de créances (collecte de cash) est un Art qui repose sur des Techniques.Les techniques doivent impérativement s’appuyer sur un outil performant : il est aujourd’hui aussi dépassé de parler de papier et de crayon que de feuille Excel pour piloter son poste client.
Utiliser un logiciel adapté est une condition fondamentale, incontournable pour assurer un suivi de son poste client avec performance :
- Optimiser des scénarios de relances.
- Suivre et verrouiller des promesses de règlement.
- Maîtriser les différents médias de relance.
- Déterminer et suivre une limite de crédit.
- Piloter un agenda d'actions.
- Piloter et accélérer la résolution des litiges.
- Analyser des reportings pour tracer d’où l’on vient, où l’on est et où l’on va.
Mais aujourd’hui nous sommes dans un contexte tellement plus fragile, compliqué qu’il est clef de rajouter une notion subtile qui consiste à accompagner un client qui a de réelles difficultés de trésorerie pour payer vos factures et qui vous demande un échéancier de ses règlements dans le temps.Comment bien appréhender la notion de difficultés réelles ?
Étape N°1 :
Votre premier réflexe doit consister à regarder le profil payeur de votre client. Dans quelle catégorie se situe-t-il ?
Etape N° 2 :
Faire le point sur la liste des factures du compte de votre client et les classer par montant décroissant :
Cet état des lieux simple doit vous donner la « vision Pareto » : « environ 80 % des effets sont le produit de 20 % des causes ». Donc il faut cibler les factures qui répondent à cette loi et mener votre action en priorité sur ces pièces.
Étape N° 3 :
C’est à cette étape que l’Art rentre en jeu avec un prérequis : vous ne pouvez pas négocier un échéancier de paiement sans obtenir un premier paiement immédiat d’un montant proportionnel au cumul de ce que vous vous apprêtez à négocier. Vous pouvez répéter ?Dans notre exemple le cumul des pièces sélectionnées est de 21 771,07 €.
En d’autres termes, sur le même principe qu’un acompte à la commande, votre client doit vous montrer son engagement et vous devez pouvoir obtenir entre 20 et 30% du montant total en paiement immédiat.
Le solde fera l’objet d’un étalement avec des échéances bien définies et pour lesquelles il faudra obtenir un effet de commerce à échéance vous évitant ainsi de devoir relancer votre client.
Étape N° 4 :
Il vous faut alors mettre en place votre échéancier de paiement pour verrouiller l’engagement du client et suivre votre proposition d’échéancier.Lire Comment piloter un échéancier de paiement ?
Nous comprenons que cette démarche doit se limiter aux clients qui en font la demande et qui répondent aux critères d’éligibilité de réelles difficultés de trésorerie. C’est ainsi que vous pourrez poursuivre votre collecte de cash tout en préservant la satisfaction de vos acheteurs qui vous auront demandé un effort pour les accompagner et éviter ainsi de les précipiter dans une défaillance par manque de trésorerie. Le pilotage de votre échéancier est capital pour identifier tout signe d’alerte d’une situation qui s’aggrave.
Plus largement, l'équipe My DSO Manager peut vous faire bénéficier d'un transfert de compétences pour améliorer vos techniques de collecte de cash et gestion du risque clients.