Comment automatiser votre facturation et faire le lien avec votre cabinet d'expertise comptable ?

1 - Les mentions légales

Les factures doivent comporter de nombreuses mentions, qui peuvent varier en fonction des métiers. On ne citera ici que les principales :

• Disposer d’un numéro pour chaque facture
• Facturer de façon chronologique
• Indiquer les mentions légales obligatoires (conditions de règlement) sur les documents
• Faire apparaître les taux de TVA à appliquer…

Il faut donc être vigilant sur le respect de ces règles sous peine de redressement fiscal. Ces différentes tâches répétitives peuvent rapidement être chronophages pour les entreprises et aussi leur coûter cher, d’où la nécessité de les automatiser.

Pourquoi ? Parce que tout système qui est automatisé permet par définition de mettre en place des fonctionnements normés qui évitent les erreurs et sécurisent les actions.

2 - Les étapes de l’automatisation

Comment automatiser la facturation ? Le principe consiste à mettre en place un processus d’actions qui soit normé. Il est possible d’avoir des outils de facturation qui de par leur paramétrage, rendent certaines actions ou mentions, automatiques. Pour cela, il faudra au préalable répondre aux questions suivantes :

• Définir les champs nécessaires à l’intégration des données
• Paramétrer un document reprenant votre charte graphique
• Définir les mentions à faire apparaître sur la facture (en fonction des métiers)
• Etablir les liens avec la comptabilité.

Les logiciels de gestion permettent de mettre en place rapidement ce type de process. Ainsi les manipulations humaines sont limitées et la fiabilité des factures optimisée.

Afin de disposer de toutes les informations nécessaires à votre facturation, il est préférable de souscrire à un outil qui s’interface avec vos différents systèmes de production ou un ERP global. Cela facilitera également les échanges avec votre comptable.

3 - Comment faciliter les échanges avec votre expert-comptable ?

Les outils de facturation étant aujourd’hui normés, ils facilitent les échanges avec votre cabinet comptable. De nombreux systèmes peuvent s’adapter à la gestion de votre comptabilité : articulation des comptes de ventes, banques, clients… ainsi qu’au logiciel utilisé par votre cabinet. Le transfert des données est alors le plus efficient possible.

Il existe 3 systèmes principaux pour communiquer avec son comptable lorsque l’on a mis en place un système automatisé :

• Soit on crée des écritures que l’on exporte et qui sont ensuite importées dans le logiciel comptable
• Soit on utilise un outil qui numérise la facture et automatise les écritures directement
• Soit certains comptables proposent un outil de facturation qui récupère directement les informations à la source.

Nos conseils :

• Pour gagner en efficacité et éviter les erreurs : utilisez un logiciel de gestion de la facturation
• Vérifiez que ce logiciel soit connecté à votre ERP
• Afin d’optimiser votre rentabilité, choisissez un système qui vous permettra d’analyser vos données de facturation et d’effectuer des contrôles
• Validez enfin que vos données pourront être facilement exportées et transmises à votre expert-comptable.

Mettre en place un logiciel de gestion de la facturation pourra diminuer la charge mentale de vos collaborateurs et leur permettre de se consacrer à des tâches qui ne pourront pas être automatisées. Ils auront alors une tout autre valeur ajoutée.

De plus, ces logiciels prévoient en général d’autres fonctionnalités qui optimiseront d’autant plus la productivité de vos collaborateurs.

En bref, choisissez un outil adapté à votre fonctionnement et à votre métier, qui permet aussi de faire le lien avec votre cabinet comptable. Et n’oubliez pas les outils de suivi et contrôle, afin de piloter au mieux votre entreprise.

Queoval a développé un logiciel de gestion métier dédié aux experts comptables et aux organismes de formation. En phase avec les différentes évolutions du métier de ses clients, Queoval ne cesse d’innover pour apporter toujours plus de services.