La réduction des retards de paiements demeure un enjeu majeur pour les entreprises malgré les mesures légales mises en œuvre et la diversité des outils et solutions proposées aux entreprises.
Certaines solutions ont ainsi pour objectif de palier à des impayés (assurance crédit) ou d’agir en dernier recours en cas de retard de paiement important (pré-contentieux puis contentieux).
D’autres permettent d’agir en amont (Analyse et scoring financier) ou d’obtenir une avance de trésorerie sans délai (Factoring, Titrisation) mais restent impuissantes en cas de retard de paiement significatif.
Ces solutions ont toutes une efficacité reconnue et pertinente mais ne permettent de s’affranchir d’une action structurée et organisée de relance des clients, en interne ou éventuellement en partie sous-traitée.
Focus sur le recouvrement amiable...
Et voici notre première « évidence » : pour être payé à l’échéance, il est ainsi malgré tout encore nécessaire de relancer ses clients de manière complète, rapide et structurée.
Malgré cela, beaucoup de sociétés sont encore confrontées à cette problématique : comment relancer tous ses clients, par courrier, mail et/ou téléphone, avec des ressources limitées, et dans un délai compatible avec l’obtention rapide de paiements, tout en assurant la traçabilité et le suivi des actions effectuées.
Cette problématique se reproduit aussi pour le traitement des litiges identifiés lors de la relance : comment tracer, traiter et résoudre tous les litiges, en coordination avec les autres acteurs de l’entreprise, et là aussi dans un délai rapide pour ne pas retarder encore la mise en paiement.
...et sur le traitement des litiges
Et voici notre deuxième « évidence » : pour de ne pas subir une dégradation des délais de paiement, il est nécessaire de mettre en place un circuit interne réactif et performant pour le traitement des litiges.
C’est encore plus nécessaire dans le cas de l’utilisation de Factoring, pour éviter les définancements, ou d’externalisation du recouvrement, pour ne pas bloquer l’avancement du prestataire.
Lorsque l’on parle de processus, de pilotage, d’exhaustivité et de délai d’action, on en vient aussi à parler d’automatisation et de nouvelles technologies. La recherche d’efficacité pour la gestion de la relance des clients et du traitement des litiges passe de manière incontournable par la mise en œuvre d’un logiciel métier dédié.
La nécessité d'un outil adapté
C’est notre troisième « évidence » : l’automatisation et la structuration de la relance des clients et du traitement des litiges doit s’appuyer sur un logiciel métier spécialisé, pour informatiser la fonction.
Ce logiciel métier, en lieu et place d’excel, de la messagerie et des post-it, voire du cahier, est un complément indispensable au logiciel de comptabilité, dont les fonctions de recouvrement sont trop souvent limitées. Une dernière « évidence » en guise de conclusion : pour obtenir une maximum de paiements à échéance, il faut relancer ses clients, certes, mais aussi assurer une très forte qualité de la facturation (une facture sans litige est payée plus vite !), mais ceci est une autre histoire …