Pour la majorité des entreprises, la gestion de la trésorerie est un problème récurrent. Dans un contexte bancaire tendu où l’accès au crédit est difficile, une autre alternative s’est aujourd’hui largement démocratisée, l’affacturage qui s’adosse à l’actif de l’entreprise, son poste clients.
Le mécanisme est simple dans le principe : L’entreprise cède ses créances clients au factor qui va avancer à l’entreprise les sommes dues par les débiteurs cédés (les clients de l’entreprise). Ces mêmes débiteurs viendront régler le factor à échéance, remboursant ainsi l’avance accordée. Le factor constitue à chaque cession un fonds de garantie (généralement entre 10 et 20 % de l’encours cédé).
Mais en pratique, la mise en place d’un contrat factor peut s’avérer complexe et pour bien fonctionner, il doit être préparé et suivi en toute transparence avec le factor.
Il est fréquent que la société d’affacturage ne finance pas certaines factures. Elles sont mises en « indisponible » soit un montant non financé (argent bloqué). L’analyse de cet indisponible doit être faite à chaque cession permettant à l’entreprise d’apporter les réponses nécessaires au déblocage de ces fonds.
Quels sont les leviers d’action pour libérer cet indisponible ?
Ajuster le contrat d’assurance-crédit
Le plus souvent, le factor ne financera les encours cédés qu’à hauteur des garanties accordées par l’assureur-crédit. Il est primordial que l’entreprise soit dotée d’un contrat d’assurance-crédit avec des lignes de couverture bien dimensionnées. Un bon courtier aidera à négocier ces agréments.
Anticiper et préparer la collecte des justificatifs des créances
Seules les factures justifiées selon un seuil contractuel sont finançables par le factor. L’entreprise doit anticiper avec ses équipes logistiques et comptables la rapide transmission des justificatifs des créances à chaque cession (bon de commande, copie de la facture, Bon de livraison…). Sans cela, le financement est généralement bloqué.
Mettre en place un recouvrement rapide et systématique
Le contrat d’affacturage peut prévoir une date de rétrocession de facture si le client ne paie pas malgré les relances (Sous 45 jours ou 60 jours la plupart du temps). C’est ce qu’on appelle le dé-financement. Plus cette date est éloignée plus le financement est maintenu. Pour les contrats où l’entreprise garde le mandat de gestion du poste clients, Il est nécessaire de recouvrer ses créances rapidement pour éviter le dé-financement et libérer du fonds de garantie.
Suivre les positions factor au quotidien sur l’intranet
Le suivi des positions factor sur l’intranet permet de comprendre les raisons de l’indisponible et de vérifier que le pourcentage du FDG est respecté (l’entreprise peut demander la libération du surplus au factor). Enfin, l’analyse du solde du compte courant est très utile pour vérifier le bon tirage du financement et ne pas laisser le cash sur le compte.
Former les équipes au mécanisme de l’affacturage et à ses enjeux.
Former en amont les équipes comptables / trésorerie au fonctionnement du contrat et aux écritures comptables de l’affacturage est un PLUS non négligeable permettant un bon suivi du financement tout au long de la vie du contrat.
Pour conclure, il ne faut pas oublier que la mise en place d’un contrat d’affacturage se fait parfois dans un contexte de trésorerie tendue. Dès lors, anticiper la mise en place opérationnelle et suivre régulièrement le financement permet à l’entreprise de bénéficier d’une trésorerie optimisée, ce qui est le but de l’opération.