Il est étonnant d'observer le peu de considération existant sur la fonction de la relance. Que dis-je, pas la fonction, car la relance est vue comme une tâche administrative, simple et rapide. Par conséquent elle est inconsciemment non mesurée en terme de coût.
Il est vrai que pendant des années il n'a pas été nécessaire de relancer, d'organiser la relance ni même d'embaucher exclusivement sur cette action, la conjoncture économique ne le réclamant pas. La crise de 2008 est venue changer la donne et les grandes entreprises se sont structurées pour faire face au ralentissement des règlements en créant des services dédiées.
Or cette problématique, venant impacter les grandes entreprises, a naturellement impacté leurs fournisseurs, les PME/ TPE. Cependant ces dernières ont toujours du mal à se structurer car elle ne considère toujours pas cette tâche comme une fonction pleine et entière de leur organisation.Qu'implique la gestion des retards de paiement?
La relance est un élément essentiel qui utilise trois supports : e-mails, téléphone et voire même sms dans certains cas. En effet tout collaborateur peut le faire à condition de dégager du temps pour cette tâche.
Cependant, la valeur réelle de la relance repose sur ce qui sera fait des informations récoltées. Nous ne parlons plus de tâche mais de fonction à part entière.
Pour la rendre efficace, pour obtenir de bon résultat et pour maîtriser ce résultat, elle doit être organisée :
- Structurée : à défaut, certains clients seront relancés plus que d'autres voire même seront relancés et pas d'autres
- Rythmée afin que votre client ne vous oublie pas et qu'il sache qu'il y a le même suivi côté commerce que côté finance
- Adaptée afin de suivre vos clients selon sa typologie, sa taille, votre rythme de facturation, vos conditions de paiement ...
- Proactive car les demandes clients doivent être traitées dans les meilleurs délais car du délai de réponse dépendra l'image que vous véhiculerait. Il est donc nécessaire d'écouter, de poser les bonnes questions et de travailler avec les acteurs internes pour résoudre certains blocages
- Encadrée par des processus de la vente à l'encaissement, par des indicateurs de suivi mensuels afin de détecter tout dysfonctionnement, de prioriser les actions et éviter la répétitions des retards
Sa valeur ajoutée est donc dans l'écoute auprès des clients, dans la réactivité et l'analyse postérieure qui vous permettront :
- D'améliorer vos futurs paiements
- De fidéliser vos clients en véhiculant une image de rigueur, de suivi et de réactivité
- De sécuriser vos marges en réduisant vos délais de paiement
Appeler c'est bien mais si vos retards ont toujours la même cause alors vous perdez de l'argent.Quel est le coût de ce retard ?
Le retard de paiement est du CA qui ne se transforme pas en trésorerie. Cependant dans votre CA il y a d'un côté vos coûts de revient (celles de vos fournisseurs et autres frais fixes liés à la production ..) et de l'autre votre marge. Vos fournisseurs et vos charges fixes devant être payés, en cas de retard ou d'impayé c'est la marge payée qui sera utilisée.
Prenons un exemple :
- Vente de 4 sites internet à 1 200 euros
- Marge de 20%
=> CA = 4 800 euros / marge : 960 euros / Frais de revient : 3 840 euros
=> CA payée = 3 600 euros / marge payée : 600 euros / Frais de revient : 2 880 euros
=> CA impayé = 1 200 euros / marge : 200 euros / Frais de revient non payée : 960 euros
La marge effectuée sur les sites payés sera utilisée pour payer vos frais de l'impayé :
=> 600 euros pour couvrir 960 euros de frais de vos fournisseurs + marge d'une autre vente pour combler les 360 euros manquant => vous avez perdu 960 euros et effectué 0 marge sur vos ventes payées
Comment couvrir ce coût ?
Les indicateurs sont votre marge et le montant de l'impayé.
Dans notre exemple vous devrez générer ET encaisser : 1 200 / 0.2 = 6 000 euros :
* Formule : Montant de l'impayé/taux de marge x100
* Ex : 3 000 / 0,05 = 60 000 euros
Le retard de paiement impacte donc vos marges et vous font perdre de l'argent.
ATTENTION car devoir augmenter son CA pour rattraper un retard impliquera souvent de nouvelles dépenses qu'il faudra couvrir aussi, ce que l'on appellera les coûts cachés. L'intervention d'un service de relance interne ou externe, structuré et organisé, vous permettra de détecter rapidement un retard inhabituel, d'en comprendre la source, d'éviter la répétition des mêmes causes de retard, de réduire vos délais de paiement et donc de sécuriser vos marges. Maîtriser son CA est essentiel et maîtriser sa trésorerie l'est tout autant.